• Ingrandisci carattere
  • Dimensione predefinita
  • Riduci carattere
Home

Come fare ad individuare i messaggi più 'ingombranti'

E-mail Stampa PDF

Può capitare, soprattutto in realtà aziendali dove la casella postale è gestita da un amministratore del server di posta che ha fissato delle soglie massime di dimensione per le mailbox, che si debba eliminare o spostare una serie di messaggi dalla propria mailbox perchè si è raggiunto il limite massimo imposto o semplicemente perchè si vuole tenere "snella" e meno ingombrante la propria casella di posta.

In questi casi può essere utile individuare i messaggi più "grossi" ovvero quelli che occupano più spazio per effettuare una eliminazione o uno spostamento mirato con la maggior efficacia ed il minimo sforzo.

Uno dei trucchi più semplici per poter individuare a colpo d'occhio i messaggi più ingombranti è quello di inserire, nella vista principale, una colonna che indichi le dimensioni.
Tale colonna può essere tra l'altro soggetta ad ordinamento (dal più piccolo al più grande, o viceversa), il che rende l'operazione di selezione ancora più semplice.
Sono presentati due metodi alternativi:

Oltre a questo metodo è possibile utilizzare la funzionalità di ricerca per individuare i messaggi più grandi di una certa dimensione. La procedura è indicata più sotto.

In Outlook2003 e versioni succesive esiste infine una particolare Cartella di Ricerca preimpostata che permette di raggruppare i messaggi secondo la loro dimensione. Vedere più avanti in questa pagina.

Se infine si utilizza Outlook 2007 ed è installato il motore di ricerca locale "Windows Search Desktop", in grado di indicizzare anche i messaggi, è possibile utilizzare questo le funzionalità di "Ricerca Immediata" per effettuare ricerche anche sulla dimensione. Vedere più avanti in questa pagina per i dettagli.

 

Inserire la colonna della dimensione tramite Drag&Drop

1) Posizionarsi nella cartella della Posta in Ingresso (o qualsiasi altra cartella in cui si voglia operare), ed individuare la cremagliera con le intestazioni dei campi:

2) Premere il tasto destro del mouse su uno dei campi esistenti (ad esempio il campo "Da" oppure "Oggetto", ecc.). Comparirà il menù contestuale dal quale va selezionata la voce "Selezione campi". Selezionato tale comando comparirà la finestra di dialogo seguente:

3) Nell'elenco dei campi (nella sezione "Campi utilizzati frequentemente" oppure "Tutti i campi Posta") sarà disponibile la voce "Dimensione" (vedere immagine sopra). A questo punto è sufficiente trascinare tale voce, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse durante l'operazione (operazione definita in gergo tecnico "Drag&Drop"),  fin sulla cremagliera dei campi già presenti, nella posizione preferita; quando si lascerà il pulsante del mouse verranno rigenerati gli indici (se i messaggi sono tanti Outlook ci potrebbe impiegare anche qualche minuto) e la nuova colonna farà bella mostra di sé.
Se si volesse eliminare un campo da quelli già presenti sarebbe possibile trascinarlo dalla cremagliera di nuovo nella finestra di dialogo (il processo inverso di quello presentato sopra).
La vista finale sarà qualcosa di questo tipo (notare la penultima colonna con il campo"Dimensione"):

 

Inserire la colonna della dimensione tramite personalizzazione della visualizzazione

E' possibile modificare l'elenco dei campi anche attraverso la personalizzazione della visualizzazione.

1) Posizionarsi nella cartella della Posta in Ingresso (o qualsiasi altra cartella in cui si voglia operare), ed utilizzare il comando:

menù "Visualizza -> Disponi per -> Visualizzazione corrente -> Personalizza visualizzazione corrente..."

menù "Visualizza -> Visualizzazione corrente -> Personalizza visualizzazione corrente..."

2) Dovrebbe comparire la finestra di dialogo che da' accesso alla personalizzazione. Selezionare il pulsante "Campi...". Comparirà una nuova finestra di dialogo attraverso la quale sarà possibile selezionare i campi, inserirli/eliminarli ed individuare l'ordine con cui essi devono essere presentati. La finestra sarà simile a questa:

3) Impostare le proprie preferenze e confermare.

Un "click" sulla intestazione di colonna "Dimensione" permetterà di ordinare tutti i messaggi in base alla dimensione (dal più grande al più piccolo, o viceversa).

 

Impostare una ricerca basata sulla dimensione

Per effettuare una ricerca individuando i files di dimensioni maggiori di una certa soglia individuata, procedere come segue:

1) utilizzare il comando:

menù "Strumenti -> Ricerca immediata -> Ricerca avanzata..."

menù "Strumenti -> Trova -> Ricerca avanzata..."

menù "Strumenti -> Ricerca avanzata..."

2) impostare nel tab "Altre scelte" la tendina a discesa "Dimensione (KB)" sulla condizione desiderata (ad esempio "maggiore di:" ed importare la dimensione fisica (ad esempio 500 o 800 -- stiamo sempre parlando di KBytes). Il pulsante "Trova" farà il resto:

 

Utilizzare la cartella di Ricerca "Messaggi di grandi dimensioni"

 

Tra le diverse cartelle in Outlook2003 ne esiste una specifica dedicata alle ricerche. Esistono già tre sottocartelle preimpostate (quelle individuate dal rettangolo rosso, nell'immagine sotto), una delle quali è proprio relativa ai "messaggi di grandi dimensioni" che individua i messaggi presenti in Posta in Arrivo raggruppati per dimensione.

 

Utilizzare le funzionalità di Ricerca Immediata di Outlook 2007

 

Outlook 2007 ha la possibilità di interagire con il motore di ricerca locale chiamato Windows Search Destop, ed in questo caso sono disponibili le funzionalità di Ricerca Immediata.

Per eventuali approfondimenti sulla funzionalità di Ricerca Immediata e sulla sua installazione e configurazione si rimanda alla pagina dell'Help in linea, disponibile qui:

office.microsoft.com/it-it/outlook/HA012305851040.aspx
"Ricerca di un messaggio o un elemento tramite la funzionalità Ricerca immediata"

Per quanto concerne la ricerca sulla dimensione dei messaggi: basta aggiungere tra i parametri di ricerca il campo chiamato "Dimensione messaggio", utilizzando l'apposito controllo (vedere immagine sotto).

A questo punto basta impostare il valore di riferimento della dimensione, utilizzando un operatore come ">" (maggiore di), "<" (minore di), "=" (uguale a) o una combinazione di questi, ed indicare l'unità di misura. Nell'esempio in figura più sotto viene utilizzato il criterio ">200 KB" ad indicare " i messaggi più grandi di 200 KB".