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Colorare automaticamente gli appuntamenti del calendario

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Non tutti sanno che nelle ultime versioni di Outlook è disponibile una funzione di Formattazione Automatica degli elementi del calendario, che permette di colorare diversamente gli appuntamenti a seconda della presenza di alcune condizioni (la presenza di un promemoria, una parola particolare nell'oggetto o nel testo, la presenza di allegati all'interno del corpo dell'appuntamento, ecc.).

L'applicazione di questa funzionalità avviene attraverso delle regole di visualizzazione (da non confondere con le Regole per la gestione della posta) e questo articolo mostra brevemente come implementarne una di esempio.

Ammettiamo di voler colorare di BLU tutti gli appuntamenti che contengono la parola "SAL" (acronimo di "Stato Avanzamento Lavori").

1) scegliere una visualizzazione del calendario, ad esempio quella settimanale;
2) dalla Barra Multifunzione scegliere il comando "Visualizza -> Visualizzazione corrente -> Impostazioni visualizzazione"

 

3) sulla finestra di dialogo che comparirà premere il pulsante "Formattazione condizionale...". Comparirà un'ulteriore finestra di dialogo con l'elenco delle regole di visualizzazione esistenti;

1) posizionarsi nel Calendario;
2) dal menù scegliere il comando "Modifica -> Formattazione automatica..."
3) comparirà una finestra di dialogo con l'elenco delle regole di visualizzazione esistenti;

4) creare una nuova regola usando il pulsante "Aggiungi...", compilando poi il campo "Nome:" (ad esempio inserendo "SAL") e scegliendo un colore associato (ad esempio il BLU).

5) premere il pulsante "Condizione..." per definire i criteri per i quali applicare la nuova regola. Comparirà una nuova finestra di dialogo.
6) Compilare i criteri secondo le proprie necessità. Nel nostro esempio basta compilare il campo "Cerca il testo:" con la parola "SAL" ed impostare il campo "In:" ad indicare di cercare testo solo nel campo oggetto. Sono ovviamente disponibili tutti gli altri criteri, inclusi quelli avanzati (che permettono di valutare ogni singola informazione all'interno di un messaggio, per le condizioni più complesse). Confermare con il pusante "OK" al termine dell'inserimento dei criteri.


 

Attenzione: è importante l'ordine con il quale compaiono le regole di visualizzazione all'interno dell'elenco. Quando Outlook deve decidere come applicare le regole verranno infatti eseguite prima quelle in cima alla lista, e successivamente quelle sottostanti. Appena viene trovata una regola che soddisfa le condizioni, viene applicato il colore associato e le successive regole non vengono eseguite. Bisogna quindi stare attenti a lasciare le regole più generiche in fondo all'elenco e spostare quelle più specifiche in alto. Si può modificare l'ordine di una regola selezionandola ed usando i pulsanti "Sposta su" e "Sposta giù".

Un esempio pratico, per chiarire meglio: ammettiamo di aver inserito la nuova regola chiamata "SAL" (vedere sopra) e che esista in elenco un'altra regola chiamata "Con Allarme" che colora di GIALLO tutti gli appuntamenti che hanno un promemoria impostato (quindi una regola molto generica). Se la regola "Con Allarme" è in cima all'elenco e la regola "SAL" è in basso, non verranno mai colorati di BLU gli appuntamenti che contengono la parola "SAL" nell'oggetto (condizioni della regola "SAL") e che hanno un promemoria impostato perchè quest'ultimo ricade nelle condizioni della regola "Con Allarme" e quindi l'appuntamento verrà colorato di GIALLO. Per far colorare il nostro appuntamento di BLU basterà alzare di priorità la regola chiamata "SAL" quanto basta affinchè sia posizionata sopra quella chiamata "Con Allarme".

 

Ultima nota importante: se alcuni appuntamenti vengono colorati manualmente, questi hanno la priorità rispetto alle regole di formattazione automatica/condizionale che quindi non verranno applicate al singolo elemento.

Ultimo aggiornamento ( Martedì 03 Agosto 2010 17:42 )