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Come fare ad agganciare file PST al profilo di Outlook

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In molti casi esiste la necessità o la volontà di tenere tutti i messaggi di posta arrivati/spediti, e questo contribuisce ad occupare spazio fisico. Questo materiale, insieme a tutti gli altri elementi di Outlook (Contatti, Calendario, Note, ecc.) viene salvato all'interno di un file chiamato "File delle cartelle personali", contraddistinto da una estensione ".PST".

Nelle versioni meno recenti di Outlook (Outlook97, Outlook98, Outlook2000, Outlook XP) l'unico formato PST supportato prevedeva una dimensione massima del file di 2GB oltre la quale il file risultava ingestibile ed inutilizzabile (vedere altro articolo in questo sito per l'eventuale procedura di sistemazione nel caso di superamento del limite). Questo limite si scontra con la necessità di tenere archiviato il contenuto più vecchio e la soluzione più semplice (non considerando la cancellazione dei messaggi) è l'aggiunta di ulteriori files di tipo PST allo stesso profilo di Outlook utilizzato per la posta, permettendo così di mantenere in linea tutto il materiale, anche quello più vecchio.
Le procedure indicate nel seguito mostrano come gestire i files PST all'interno del profilo di Outlook. Fondamentalmente verrà mostrato come:

 

 

Creare un nuovo file PST

Si può creare un nuovo file PST tramite un comando dedicato presente in Outlook.

Attraverso il comando "File -> Nuovo -> File delle cartelle personali (.pst)..." è possibile eseguire la procedura guidata. Le varie fasi del processo prevedono:
 1) richiesta del nome del file e della posizione in cui andrà creato il file
 2) richiesta di una serie di parametri di configurazione, tra i quali: il Nome da dare alle cartelle personali (che verrà visualizzato all'interno di Outlook nell'Elenco Cartelle; consiglio di associare sempre un nome che identifichi il contenuto e di non lasciare mai il nome di default), il tipo di crittografia da applicare al file (nel dubbio lasciate il default che è "Crittografia comprimibile") e la possibilità di associare una password. La finestra di dialogo è quella indicata qui sotto.

A questo punto il file PST verrà creato, e comparirà nell'Elenco Cartelle in Outlook (un esempio è presentato qui sotto in cui compare il nuovo file PST a cui è stato dato il nome "Archivio 2003").

 

Con OL2000 in "modalità di Gruppo" è possibile utilizzare anche il comando "Strumenti -> Servizi... -> Servizi -> Aggiungi... -> Cartelle personali"
 


In Outlook XP la voce di menù è diversa: "File -> Nuovo -> File di dati di Outlook...".
E' inoltre possibile utilizzare il comando "File -> Gestione file di dati... -> Aggiungi...".

Con le versioni più recenti di Outlook, a partire da outlook 2003, è stato introdotto un nuovo formato di file PST (Unicode), che estende il limite di 2GB oltre i 20GB (valore impostato come riferimento). Siccome OL2003 ed OL2007 supportano sia il vecchio formato (Ansi) che il nuovo (Unicode) durante la fase di creazione la procedura guidata prevede la scelta del formato da utilizzare.

Attraverso il comando "File -> Nuovo -> File di dati di Outlook..." è possibile eseguire la procedura guidata, oppure in alternativa il comando "File -> Gestione file di dati... -> Aggiungi...". Le varie fasi del processo prevedono:
 1) scelta del formato di file PST (Unicode o Ansi). Per default viene proposto il nuovo formato che però non è compatibile con il vecchio (quindi il file PST non sarà utilizzabile con le versioni più vecchie di Outlook). Per effettuare la scelta compare la finestra di dialogo riportata qui sotto.

 2) richiesta del nome del file e della posizione in cui andrà creato il file
 3) richiesta di una serie di parametri di configurazione, tra i quali: il Nome da dare alle cartelle personali (che verrà visualizzato all'interno di Outlook nell'Elenco Cartelle; consiglio di associare sempre un nome che identifichi il contenuto e di non lasciare mai il nome di default), il tipo di crittografia da applicare al file (nel dubbio lasciate il default che è "Crittografia comprimibile") e la possibilità di associare una password. La finestra di dialogo è quella indicata qui sotto, e non è molto diversa da quella che si trova nelle versioni di Outlook precedenti tranne che per la presenza del campo "Formato" che permette di capire di quale formato si tratta.

Con le versioni più recenti di Outlook, a partire da outlook 2003, è stato introdotto un nuovo formato di file PST (Unicode), che estende il limite di 2GB oltre i 40GB (valore impostato come riferimento). Siccome OL2010 supporta sia il vecchio formato (Ansi) che il nuovo (Unicode) durante la fase di creazione la procedura guidata prevede la scelta del formato da utilizzare.

Per creare un nuovo file PST si può utilizzare il comando "File -> Impostazioni account -> Impostazioni account..."

e successivamente il comando "File di dati -> Aggiungi..."

A questo punto vengono richiesti:
 1) nome da dare al file PST e sua posizione all'interno del file system;
 2) scelta del formato, attraverso la tendina a discesa. Per default viene proposto il nuovo formato che però non è compatibile con il vecchio (quindi il file PST non sarà utilizzabile con le versioni più vecchie di Outlook).

 3) la possibilità di associare una password (opzionale).

Un comando alternativo disponibile sulla Barra Multifunzione (Ribbon) è il seguente: "Home -> Nuovo -> Nuovi elementi -> Altri elementi -> File di dati di Outlook...".

 

Agganciare un file PST già esistente al profilo di Outlook

Quando si procede con la creazione di un nuovo file PST (vedere punto precedente), questo viene automaticamente aggiunto all'elenco dei files presenti nel profilo di Outlook. In tutti gli altri casi è possibile utilizzare una semplice procedura per aggiungere al profilo un file esistente e non ancora "agganciato".

Il comando principale è "File -> Apri -> File delle cartelle personali (.pst)...".

Viene richiesta la cartella ed il nome del file da agganciare, e presentata la finestra di riepilogo delle principali opzioni (nome da assegnare alla cartella, impostazioni crittografia e password).
 

Il comando principale è "File -> Apri -> File di dati di Outlook...".

Viene richiesta la cartella ed il nome del file da agganciare, e presentata la finestra di riepilogo delle principali opzioni (nome da assegnare alla cartella, impostazioni crittografia e password).

E' altresì possibile utilizzare il comando "File -> Gestione file di dati..." che permette attraverso una finestra di dialogo dedicata di aggiungere, creare, vedere le proprietà e rimuovere i files PST per il profilo in uso.

Il comando è lo stesso già indicato sopra per la creazione; se viene indicato il nome di un file PST esistente allora questo viene agganciato al profilo mentre se il nome del file non esiste viene creato appositamente.

 

Rimuovere un file PST dal profilo di Outlook

E' possibile rimuovere un file PST tramite l'Elenco Cartelle, utilizzando il pulsante destro del mouse sul nome della cartella da rimuovere. Dal menù contestuale sarà quindi sufficiente scegliere il comando "Chiudi [NomeCartella]".

Con OL2000 in "modalità di Gruppo" è possibile utilizzare anche il comando "Strumenti -> Servizi... -> Servizi -> [FileCartellePersonali] -> Rimuovi..."
 

Con queste versioni è possibile usare anche il comando "File -> Gestione file di dati..." attraverso il quale si possono effettuare le principali operazioni di gestione dei files (creazione, aggiunta, rimozione).
 

Con Outlook 2010 si può accedere anche alla finestra di  dialogo per la gestione dei files PST (creazione, aggiunta, rimozione) attraverso "File -> Impostazioni account -> Impostazioni account... -> File di dati".

Ultimo aggiornamento ( Lunedì 19 Luglio 2010 12:19 )