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Come fare a creare un Modello (Template)

E-mail Stampa

Molto spesso capita di dover utilizzare uno stesso "schema" di messaggio, per esempio perchè tale messaggio viene creato periodicamente con lo stesso oggetto, oppure con lo stesso elenco di destinatari, oppure con del testo sempre uguale, o con una formattazione costante, ecc.

Molte volte può essere utile inserire nel campo "Ccn:" (copia per conoscenza nascosta) un destinatario specifico, oppure si può utilizzare con il campo "Da:" precompilato, oppure ancora con lo sfondo che riporta una immagine personalizzata, ecc.

In tutti questi casi è possibile creare un "Modello" che potrà essere utilizzato come punto di partenza al posto di un nuovo messaggio in tutte quelle occasioni specificate sopra.
Gli altri applicativi Office (Word, Excel, Powerpoint) permettono di fare questa cosa in maniera molto semplice. Anche in Outlook è possibile farlo e di seguito viene indicato come.

E' possibile creare Modelli per ogni tipo di oggetto di Outlook: messaggi di posta, schede di Contatti, Appuntamento, Attività, ecc.

 

Come creare un nuovo Modello

Nell'esempio che segue verrà creato un modello per un messaggio di posta elettronica. La stessa procedura potrà essere utilizzata per creare modelli differenti (Contatti, Attività, ecc.).
Per creare un nuovo modello è possibile partire da un messaggio nuovo, vuoto.

Attenzione: per creare e salvare un modello è necessario che Microsoft Word non sia impostato come editor predefinito di posta elettronica. Provvedere quindi a disattivare tale opzione.

1) Creare il messaggio e compilare le sezioni che si intende salvare nello stesso modello. In quello che segue sono stati compilati: elenco destinatari, oggetto, parte del testo nel corpo del messaggio.
Immaginiamo di voler creare un modello per un messaggio che viene spedito ogni settimana con le statistiche di un sito (un allegato che ogni settimana verrà inserito contestualmente).

2) Dopo averlo completato, effettuare il salvataggio attraverso il menù contenuto all'interno del messaggio stesso usando il comando "File -> Salva come...". Comparirà una finestra di dialogo (vedere immagine sotto).

3) Il campo "Nome file:" va impostato con il nome da dare al modello.
Il campo "Tipo file:" va impostato a "Modello Outlook (.oft)". Dopo aver selezionato il tipo "Modello" il percorso di salvataggio verrà sostituito con quello di default per i modelli di Office (in genere "\[NomeProfilo]\Application Data\Microsoft\Modelli").

 

Come utilizzare il nuovo Modello

Si può creare un nuovo messaggio partendo dal modello appena creato in diversi modi.
Attraverso il menù "File -> Nuovo -> Scegli modulo..."
Attraverso il menù "Strumenti -> Moduli -> Scegli modulo..."
Attraverso la toolbar "Standard", sfruttando la tendina presente nel pulsante "Nuovo" (vedere immagine sotto).

Tutti questi comandi alternativi portano alla finestra di dialogo dalla quale si può scegliere il modello da utilizzare. Dalla tendina "Cerca in:" bisogna selezionare "Modelli utente nel file system" (vedere sotto).