• Ingrandisci carattere
  • Dimensione predefinita
  • Riduci carattere
Home gli Articoli Gestione files PST Come fare a convertire un vecchio PST nel nuovo formato Unicode

Come fare a convertire un vecchio PST nel nuovo formato Unicode

E-mail Stampa

In diverse pagine di questo sito si fa cenno al fatto che esistono due versioni di formato differenti del file di "storage" utilizzato da Outlook per memorizzare i suoi elementi (messaggi di posta, Calendario, Contatti, Attività, ecc.), ovvero del file PST. Il vecchio formato è l'unico disponibile nelle versioni di Outlook precedenti ad Outlook 2003, mentre a partire da tale versione (e nelle successive) sono disponibili entrambi. Non è però sufficiente usare Outlook 2003 o Outlook 2007 per utilizzare il nuovo formato, in particolare se si proviene da una migrazione da versione precedente o si utilizzano degli archivi creati in precedenza.

Il nuovo formato di PST viene usato di default nelle nuove versioni di Outlook nella creazione di nuovi files al posto del formato precedente, ma in tutti gli altri casi in cui si lavora con un file pre-esistente e si vogliono sfruttare i benefici del nuovo formato può essere necessario effettuare una sorta di CONVERSIONE.

Il nuovo formato di file PST supporta il formato Unicode e non presenta limitazioni nel numero degli elementi memorizzabili in ogni cartella o nella dimensione del file PST stesso. Questo tipo di file è comunemente chiamato PST Unicode.
Il precedente formato, ora chiamato formalmente "File delle Cartelle Personali di Outlook 97-2002" e comunemente conosciuto come PST Ansi, ha una limitazione di 65.000 elementi memorizzabili per ogni cartella ed una dimensione complessiva di 2 GB. Se il file PST è stato creato con versioni molto vecchie di Outlook il numero di elementi per cartella ha un limite ancora più basso: 16.000 elementi circa.

Proprio per il fatto che il nuovo formato supporta file di grandi dimensioni del file è altamente raccomandato un aggiornamento del file PST al formato Unicode, ma purtroppo Microsoft non offre uno strumento in grado di fare tale aggiornamento se non quanto già presente in Outlook: il comando di Importazione/Esportazione.

In generale il nostro parere è che i comandi di importazione/esportazione abbiano diverse carenze nello spostamento e nell'elaborazione dei files PST, eccetto per alcune specifiche e limitate situazioni. La conversione di un file PST ad un formato Unicode è una delle poche volte in cui l'utilizzo di tali comandi è da ritenersi adeguato, se non consigliabile.

Esistono tre metodi per effettuare da soli la conversione, e sul mercato sono disponibili almeno un paio tool di terze parti in grado di fare la stessa cosa. In tutti i casi però non si parla di una conversione vera e propria bensì della creazione di un nuovo PST e dello spostamento o della copia di elementi all'interno di esso. Il formato del file PST viene infatti deciso in fase di creazione file, e non è più possibile cambiarlo in un secondo tempo.

 

I primi due metodi indicati più sotto sono consigliati nella creazione di nuovi profili, o nell'utilizzo di profili esistenti se creati in Outlook 2003 o 2007. Il primo metodo in particolare (Metodo 1: Importazione) copia tutti gli elementi nel nuovo file PST, mentre il secondo metodo (Metodo 2: Spostamento manuale) vale la pena utilizzarlo se si vuole avere un controllo maggiore su ciò che è da spostare permettendo una selezione del contenuto (mantenendo ad esempio gli elementi più vecchi nel file Ansi e spostando solamente gli elementi più recenti nel PST Unicode).
Il terzo metodo è invece suggerito nei casi in cui si provenga da un aggiornamento di profilo da versione precedente (da Outlook 2002 o precedente).

E' altresì consigliato fare una copia dei files PST prima di utilizzare qualsiasi dei metodi descritti; la maggior parte delle azioni effettua uno spostamento fisico degli elementi nel nuovo PST e nel caso in cui si presentasse qualche problema e si volesse ripartire da capo con la procedura sarebbe meglio ripartire con una nuova copia del file originale.

I metodi approfonditi nel seguito sono i seguenti:

 

Metodo 1: Importazione

Questo metodo effettua una copia degli elementi, cercando di importare i dati da un file PST Ansi verso il file PST Unicode già presente all'interno del profilo di Outlook.
I dati del file PST di origine non vengono eliminati (viene effettuata una copia), ma la data di modifica di ogni elemento verrà sostituita con la data dell'importazione. Questo metodo non presenta in genere problemi ed è il più semplice da utilizzare nei casi in cui si lavori con computer su cui è installato Outlook 2003 o 2007 e non è mai stato fatto alcun aggiornamento da versione precedente.

Con questo metodo si possono impostare dei filtri per i messaggi da importare (ad esempio scegliendo solamente i messaggi più nuovi di una certa data) oppure si può fare una importazione prelevando i dati da cartelle specifiche (per esempio solamente i Contatti o il Calendario), anche se in questi casi è auspicabile utilizzare il metodo 2. Questa la procedura:

1) Se si proviene da un aggiornamento da versione precedente di Outlook, è opportuno creare un nuovo profilo. Questa operazione creerà un nuovo file PST Unicode e lo imposterà come predefinito per la consegna dei messaggi. Se si tratta di una nuova installazione di Outlook 2003 o 2007 la creazione del nuovo profilo non è necessaria e si può procedere al punto successivo.
2) Effettuare una copia di sicurezza del file PST Ansi.
3) Utilizzare il comando "File -> Importa ed esporta...". Comparirà una finestra di dialogo con una procedura guidata, in cui vanno selezionate le opzioni indicate nei punti seguenti.
4) Selezionare la voce "Importa dati da altri programmi o file" come operazione da eseguire.
5) Selezionare "File delle cartelle personali (.pst)" come tipo di file da importare.
6) Indicare il file PST (posizione e nome) che si desidera importare (file Ansi), e completare la procedura guidata. Più il file PST Ansi è grande in dimensioni, più la procedura richiederà del tempo. La procedura potrebbe richiedere quindi parecchi minuti.

Se si esegue questa operazione sugli stessi files, gli elementi vengono duplicati.
Da ricordare che l'utilizzo delle operazioni di copia e di conseguenza la variazione automatica della data di ultima modifica di ciascun elemento può avere impatti sul funzionamento delle procedure di Archiviazione Automatica (che lavorano appunto valutando la data di ultima modifica e non la data di creazione dell'elemento).
Con questa procedura non vengono migrati nè i moduli nè le visualizzazioni personalizzate,

 

Metodo 2: Spostamento manuale

Questo metodo è più lento del precedente ma più adatto all'importazione di PST con poche cartelle, anche se non presenta problemi con un grande numero di sottocartelle se spostate tutte insieme.
E' un buon metodo da utilizzare quando viene usato con un nuovo profilo di Outlook, ad esempio quando si importa su una nuova installazione.

Il metodo prevede di agganciare entrambi i files PST (il vecchio Ansi ed il nuovo PST) allo stesso profilo di Outlook, permettendo quindi una operazione manuale di copia o trasferimento. Questa la procedura:

1) Creare un nuovo profilo in Outlook. Questa operazione crea un nuovo file PST Unicode e lo imposta come predefinito per la consegna dei messaggi. Si raccomanda di non scaricare la nuova posta fino a quando il trasferimento dei vecchi elementi nel nuovo file PST non sia completato. Se sono presenti dei nuovi messaggi è consigliabile spostarli in una nuova cartella (chiamata ad esempio "Nuova posta") in maniera tale da separarla dai vecchi messaggi. In questo modo si evita confusione tra nuovi messaggi e vecchi messaggi importati/da importare.
2) Effettuare una copia di sicurezza del file PST Ansi
3) Agganciare il vecchio file Ansi al profilo di Outlook.
4) Spostare o copiare gli elementi dal file Ansi al nuovo file PST, usando i comandi di Copia&Incolla o Tagli&Incolla oppure un Drag&Drop. Usando quest'ultimo (Drag&Drop) è possibile spostare in blocco una cartella contenente tutte le sue sottocartelle, in una sola passata.
5) Dopo aver completato le operazioni di trasferimento è possibile rimuovere il vecchio file PST dal profilo.

Utilizzando i comandi di spostamento (anziché quelli di copia) si ha il vantaggio di preservare la data di ultima modifica originale quindi senza impatti sulle succesive operazioni di Archiviazione automatica.
Se si effettua lo spostamento di una intera cartella vengono migrati anche moduli e visualizzazioni personalizzate.

 

Metodo 3: Archiviazione

Questo metodo è più adatto nei casi di aggiornamento da versione precedente di Outlook e riutilizzo dello stesso profilo di Outlook. E' altamente raccomandato fare una copia di sicurezza del file PST Ansi prima di spostare i messaggi utilizzando questo metodo.

Questo metodo considera di partire da un file PST Ansi già presente nel profilo di Outlook e di effettuare una esportazione verso un file PST Unicode sfruttando la funzionalità di archiviazione.

1) Creare un nuovo file PST di tipo Unicode.
2) Verificare ed impostare le opzioni della funzione di archiviazione, attraverso il comando "File -> Archivio...". Comparirà una finestra di dialogo.
3) Dalla finestra di dialogo, opzione "Archivia la cartella e tutte le sottocartelle:", selezionare la cartella principale della struttura, quella associata ad OutlookOggi.
4) Nel campo "Archivia elementi antecedenti:" impostare la data di domani (del giorno successivo a quello dell'operazione).
5) Abilitare l'opzione "Includi elementi con Non archiviare automaticamente selezionata".
6) Nel campo "File archivio:" indicare il nuovo file PST Unicode creato al punto 1.
7) Confermare la finestra di dialogo ed attendere che Outlook effettui un'archiviazione degli elementi dal file PST Ansi al file PST Unicode. I messaggi verranno fisicamente spostati dal vecchio al nuovo file.
8) Impostare il nuovo file PST come file predefinito per la consegna dei messaggi, attraverso l'uso del comando "File -> Gestione file di dati... -> [FilePSTUnicode] -> Imposta come predefinito".
9) Rimuovere il vecchio file PST Ansi dal profilo di Outlook.

Dopo aver impostato il nuovo file PST come predefinito per la consegna è necessario verificare che la cartella dei Contatti sia impostata come elemento della Rubrica. Per fare ciò è sufficiente usare il pulsante destro del mouse sulla cartella dei Contatti, scegliere il comando "Proprietà" e dalla scheda "Rubrica di Outlook" attivare l'opzione "Mostra questa cartella come rubrica di posta elettronica".

 

Metodo 4: uso di componenti aggiuntivi

Sono disponibili sul mercato alcuni componenti aggiuntivi di terze parti in grado di automatizzare l'operazione. Ad esempio questi:

http://www.pstupgrade.com/
"PST Upgrade Tool"

Breve descrizione: questo tool converte files PST da formato Ansi (Outlook 2000/2002/XP) a formato Unicode (Outlook 2003/2007) e viceversa. Prodotto a pagamento; dal sito web del fornitore è possibile scaricare una versione dimostrativa.

 

http://www.maclean.com/upstart/
"Upstart"

Breve descrizione: Upstart ("Unicode PST ARTificier") è in grado di migrare un file PST Ansi di Outlook ad un file PST Unicode. Upstart crea un nuovo file PST Unicode che è effettivamente una copia, cartella per cartella, di un file PST Ansi, evitando di modificare il file di origine. Permette di specificare tutte le opzioni di criptazione disponibili per il PST Unicode. Non è richiesta installazione.

 

Ulteriori riferimenti

Le procedure su come creare, agganciare e rimuovere files PST le trovate in altro articolo su questo sito, in particolare:

http://www.msoutlook.it/index.php?option=com_content&view=article&id=16
"Come fare a... ...agganciare file PST al profilo di Outlook"

Ulteriori approfondimenti sul file PST sono disponibili qui:

http://www.msoutlook.it/index.php?option=com_content&view=article&id=6&Itemid=17
"Percorsi guidati: Il file PST (cartelle personali)"

Nota: se compariamo due files PST, Ansi ed Unicode, a parità di contenuti si può rilevare che la dimensione fisica del file Unicode è maggiore rispetto a quella del file Ansi. Questo perché il formato Unicode utilizza due bytes per ogni carattere, a differenza del formato Ansi che ne prevede uno solamente; un messaggio in formato Unicode occupa quindi più spazio dello stesso messaggio rappresentato in formato Ansi. Siccome il contenuto di un file PST viene in qualche modo compresso ed ottimizzato, la dimensione del file PST Unicode sarà comunque inferiore al doppio del file Ansi.

Tenete quindi in considerazione questo fattore quando effettuate la conversione di un file PST. In linea generale possiamo ipotizzare che il nuovo file PST Unicode possa avere una grandezza di circa una volta e mezza quella del file Ansi, anche se poi dipende realmente dal contenuto degli elementi convertiti.

 


 Questo articolo è una traduzione in lingua italiana. Potete trovare i riferimenti originali qui:
 

Autore / Author: Slipstick Team
Fonte / Source: Slipstick  (www.slipstick.com)
Titolo / Original title: Convert an old PST to a Unicode PST
Link: http://www.slipstick.com/outlook/ansi-to-unicode.asp
Lingua / Language: Inglese / English
Data / Date: 27/07/2008

   Nota: questo articolo è stato tradotto in lingua italiana con il permesso dell'autore.

   Note: this article was translated with author's permission. You can find original one and further updates at link above.

Ultimo aggiornamento ( Lunedì 19 Luglio 2010 11:08 )