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Stampare le icone degli allegati

E-mail Stampa

In molte occasioni alcuni utenti sono disorientati dal comportamento nella stampa di e-mail in merito alla presenza o meno di icone che indicano l'esistenza di allegati. Vediamo di fare un po' di chiarezza in merito.

I messaggi di posta elettronica possono essere di tre formati: "solo testo", "RTF" o "HTML". Il comportamento in fase di stampa per ognuno di questi formati è differente, in particolare in presenza di allegati.
In parte il comportamento è influenzato dalla modalità con la quale Outlook tratta il rendering e la stampa dei messaggi. Mentre per i formati "solo testo" ed "RTF" Outlook gestisce direttamente questa fase, per ciò che è HTML viene demandata al "motore" di Internet Explorer tutta la gestione. Questo significa che in presenza di versioni differenti di Internet Explorer (a volta anche in dipendenza di alcune patch piuttosto che altre) il comportamento in visualizzazione e stampa di messaggi HTML potrebbe essere differente.
Oltretutto l'interazione con Microsoft Word per la gestione in particolare del formato RTF potrebbe portare ad ulteriori varianti.

Torniamo però al problema della stampa delle icone degli allegati.
Per i formati "solo testo" ed RTF è prevista tale caratteristica. La stampa presenterà oltre al testo una icona per ogni allegato.
Per il formato HTML invece non in tutte le versioni di Outlook è disponibile l'elenco degli allegati, ed anche la forma (icona o testo) potrebbe cambiare.

Con il Service Pack 1 di Office2003 viene introdotta una funzionalità che stampa l'elenco degli allegati. Maggiori dettagli sono riportati qui:

http://support.microsoft.com/?id=821840
"Attachment placeholder does not appear in printed HTML e-mail messages"

Al momento non è possibile avere la stampa del dettaglio degli allegati (anche se una patch è in lavorazione). Esiste la possibilità di utilizzare il workaround indicato nell'articolo indicato sotto, oppure ricorrere ad uno dei componenti aggiuntivi indicati in fondo a questa pagina.

http://support.microsoft.com/?id=821840
"Attachment placeholder does not appear in printed HTML e-mail messages"

L'utilizzo dell'ultimo Service di Office2000 e gli aggiornamenti di Internet Explorer permettono di avere la funzionalità di stampa anche per i messaggi in formato HTML, come indicato in questo articolo di Knowledge Base:

http://support.microsoft.com/?kbid=271562
"HTML Messages with Pictures Do Not Print Correctly After You Install Internet Explorer 5.5 SP1 or 6.0"

Altra segnalazione per formato RTF:

http://support.microsoft.com/?kbid=319727
"OL2000: Files That Are Generated in RTF Display Attachments as Blank Icons"

Per Outlook98 è segnalata una anomalia, riportata nell'articolo di Knowledge Base:

http://support.microsoft.com/?kbid=234758
"OL98: HTML Message Does Not Print Attachment Icon"

 

Componenti aggiuntivi (add-in)

Esistono componenti aggiuntivi di terze parti, a pagamento, che permettono una gestione ancora più personalizzata della stampa. Ad esempio:

http://www.sperrysoftware.com/Outlook/Print-On-Demand.asp?Source=RS
"Print On Demand add in"

o la versione più evoluta:

http://www.sperrysoftware.com/Outlook/Auto-Print.asp?Source=RS
"Auto Print add-in"

Altre soluzioni includono l'utilizzo del tool "Print On Demand" che aggiunge due nuovi bottoni ad Outlook per la stampa degli allegati:

http://www.sperrysoftware.com/jcPrintOnDemand.asp
"Print On Demand Add-in"

Nota: tramite alcuni siti esiste la possibilità di avere uno sconto sul costo dei prodotti sopra indicati attraverso l'utilizzo di un particolare codice da indicare durante l'ordine di acquisto. In attesa che ne venga fornito uno specifico per questo sito, chi è interessato all'acquisto può fare un "giro" sul sito di Robert Sparnaaij (MVP di Outlook per l'Olanda) nella sezione Add-in, prendendo nota del codice per i prodotti della Sperry Software:

http://www.sparnaaij.net/addins.htm
"HowTo-Outlook - Add-Ins"

Nota2: l'autore di questo articolo non trae alcun beneficio di qualsiasi natura dall'acquisto o utilizzo dei componenti aggiuntivi indicati sopra. Sono riportati i riferimenti a tali applicazioni semplicemente per completezza di informazione.