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Articoli (FAQ)

Gli articoli e gli approfondimenti sono organizzati in Categorie, permettendo così di ricercare e navigare in maniera molto più contestuale ad un certo argomento.



Come fare a convertire un vecchio PST nel nuovo formato Unicode

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In diverse pagine di questo sito si fa cenno al fatto che esistono due versioni di formato differenti del file di "storage" utilizzato da Outlook per memorizzare i suoi elementi (messaggi di posta, Calendario, Contatti, Attività, ecc.), ovvero del file PST. Il vecchio formato è l'unico disponibile nelle versioni di Outlook precedenti ad Outlook 2003, mentre a partire da tale versione (e nelle successive) sono disponibili entrambi. Non è però sufficiente usare Outlook 2003 o Outlook 2007 per utilizzare il nuovo formato, in particolare se si proviene da una migrazione da versione precedente o si utilizzano degli archivi creati in precedenza.

Il nuovo formato di PST viene usato di default nelle nuove versioni di Outlook nella creazione di nuovi files al posto del formato precedente, ma in tutti gli altri casi in cui si lavora con un file pre-esistente e si vogliono sfruttare i benefici del nuovo formato può essere necessario effettuare una sorta di CONVERSIONE.

Il nuovo formato di file PST supporta il formato Unicode e non presenta limitazioni nel numero degli elementi memorizzabili in ogni cartella o nella dimensione del file PST stesso. Questo tipo di file è comunemente chiamato PST Unicode.
Il precedente formato, ora chiamato formalmente "File delle Cartelle Personali di Outlook 97-2002" e comunemente conosciuto come PST Ansi, ha una limitazione di 65.000 elementi memorizzabili per ogni cartella ed una dimensione complessiva di 2 GB. Se il file PST è stato creato con versioni molto vecchie di Outlook il numero di elementi per cartella ha un limite ancora più basso: 16.000 elementi circa.

Proprio per il fatto che il nuovo formato supporta file di grandi dimensioni del file è altamente raccomandato un aggiornamento del file PST al formato Unicode, ma purtroppo Microsoft non offre uno strumento in grado di fare tale aggiornamento se non quanto già presente in Outlook: il comando di Importazione/Esportazione.

In generale il nostro parere è che i comandi di importazione/esportazione abbiano diverse carenze nello spostamento e nell'elaborazione dei files PST, eccetto per alcune specifiche e limitate situazioni. La conversione di un file PST ad un formato Unicode è una delle poche volte in cui l'utilizzo di tali comandi è da ritenersi adeguato, se non consigliabile.

Esistono tre metodi per effettuare da soli la conversione, e sul mercato sono disponibili almeno un paio tool di terze parti in grado di fare la stessa cosa. In tutti i casi però non si parla di una conversione vera e propria bensì della creazione di un nuovo PST e dello spostamento o della copia di elementi all'interno di esso. Il formato del file PST viene infatti deciso in fase di creazione file, e non è più possibile cambiarlo in un secondo tempo.

 

Ultimo aggiornamento ( Lunedì 19 Luglio 2010 11:08 ) Leggi tutto...
 

Aggiungere automaticamente destinatari in "Ccn" (Bcc)

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E' possibile aggiungere automaticamente un destinatario a tutti i messaggi in uscita, senza doverlo inserire manualmente in ciascuna email (quindi con la possibilità di dimenticarsene in qualche caso o di commettere errori)?

Se non si ha la necessità di "nascondere" questo destinatario allora la cosa si può risolvere in maniera molto semplice utilizzando una regola per la posta in uscita che permette di aggiungere automaticamente un indirizzo all'elenco di quelli in "Cc:" (copia per conoscenza). E' per esempio il caso in cui si vuole che ogni messaggio inviato venga mandato in copia anche ad un altro proprio indirizzo di posta elettronica.

 Un ulteriore vantaggio nell'uso delle regole è che si può implementare una serie aggiuntiva di condizioni in maniera molto semplice, per esempio facendo in modo che l'indirizzo venga aggiunto solo per i messaggi considerati URGENTI, oppure per quelli indirizzati ad uno specifico destinatario o ancora per tutti quelli che contengono una certa parola nell'oggetto, ecc.
Potenza delle regole.

Se invece si vuole utilizzare il campo "Ccn:" (copia per conoscenza nascosta, nella versione Inglese indicato come "Bcc:"), che non è visibile da parte di chi riceve il messaggio, allora la questione si complica perché le regole non prevedono questa funzione automatica e non esistono altri comandi appositi. Si può però risolvere con uno di questi "workaround":

 

Ultimo aggiornamento ( Giovedì 21 Ottobre 2010 16:27 ) Leggi tutto...
 

Presenza di allegati con estensione ".dat" (winmail.dat)

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In alcuni messaggi di posta elettronica è possibile trovare degli strani allegati, che ad esempio riportano il nome "winmail.dat" oppure "ATT00008.dat" o simili. A dire il vero è possibile che questo succeda con programmi di posta elettronica diversi da Outlook che il destinatario utilizza per leggere la posta che è stata inviata con Outlook.

Cosa sono questi allegati? Cosa contengono?

Questi allegati sono il risultato di una mancata o cattiva interpretazione del formato utilizzato per l'invio da parte del programma che riceve il messaggio. Per dirla tutta, questa situazione si può presentare quando viene utilizzato il formato RTF per l'invio di messaggi, ed Outlook è impostato per forzare l'utilizzo di un formato proprietario chiamato "RTF per Microsoft Outlook" che effettua una codifica del contenuto usando il formato TNEF (Transport Neutral Encapsulation Format).

Questa codifica è stata adottata per permettere la gestione di elementi speciali che Outlook usa in casi specifici, come ad esempio i pulsanti di voto o alcuni form personalizzati. Ha quindi senso il suo utilizzo principalmente in un ambito di rete aziendale in cui tutti i client utilizzano Outlook come programma di posta elettronica e dove tutti possono beneficiare dell'uso di queste funzionalità specifiche.

In un messaggio in formato TNEF è presente il testo della email senza formattazione ed una porzione separata in formato binario in cui sono compattate varie parti del messaggio originale (formattazioni, allegati, elementi specifici come i pulsanti per il voto, ecc.). Se il destinatario utilizza Outlook per leggere il messaggio questo viene correttamente ricomposto e visualizzato; se il destinatario utilizza un programma diverso che non è in grado di decodificare il TNEF allora riuscirà a vedere solamente la parte di testo normale ed il resto sarà contenuto nell'allegato (con estensione ".dat" o ".eml") che però risulterà inutilizzabile ed inservibile o addirittura sarà ignorato (ad esempio Outlook Express e Windows Mail in alcui casi non mostrano nemmeno l'allegato ignorando la presenza dei dati binari non interpretati).

Questo formato speciale viene correttamente interpretato da Outlook e da Exchange, ed ultimamente anche da qualche altro client di posta (ad esempio GMail dovrebbe essere in grado di gestirlo senza grandi problemi).

Ultimo aggiornamento ( Mercoledì 26 Gennaio 2011 18:50 ) Leggi tutto...
 

Stampa di pagine singole di un messaggio

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Le funzionalità di stampa di Outlook hanno qualche "difetto" e tra questi compare, in alcune condizioni, l'impossibilità di stampare una specifica pagina di un messaggio molto lungo, oppure solamente una porzione del documento. La finestra di dialogo per la stampa non prevede infatti la possibilità di specificare il numero di pagina o il "range" (da pagina "x" a pagina "y") e quindi l'utente sembra costretto a stampare tutto il messaggio nella sua interezza. Per contro quella finestra di dialogo permette alcune funzionalità più avanzate di stampa, come ad esempio la possibilità di stampare anche gli allegati o forzare l'utilizzo di un modello specifico.

Le possibilità di stampa dipendono in particolare dal formato del messaggio, e da dove viene richiamato il comando di stampa.

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Avviso: un programma sta tentando di ...

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Durante l'utilizzo di procedure esterne ad Outlook oppure con add-in e componenti di terze parti è possibile che compaiano avvisi di questo tipo:

"Un programma sta tentando di inviare automaticamente la posta elettronica. Consentire l'operazione? Se l'operazione non è prevista, potrebbe trattarsi di un virus, pertanto scegliere "No".

oppure:

"Un programma sta tentando di accedere agli indirizzi di posta elettronica memorizzati in Outlook. Consentire l'operazione? Se l'operazione non è prevista, potrebbe trattarsi di un virus, pertanto scegliere "No". "

Questo avviso che è parte dei meccanismi di protezione di Outlook per combattere eventuale codice non autorizzato all'accesso ad Outlook (codice "maligno" di virus o applicazioni sospette) e che è presente in tutte le versioni a partire da Outlook2000 + ServicePack3, può essere disabilitato solamente tramite specifiche opzioni amministrative.

 

Ultimo aggiornamento ( Lunedì 25 Ottobre 2010 14:41 ) Leggi tutto...
 


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