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A quanto pare il comando "Invia a > Destinatario posta" di Explorer è uno di quelli più usati, ma che genera dubbi in molti utenti che non riescono bene a capire il motivo di alcuni comportamenti correlati. Ecco allora l'idea di raccogliere alcune informazioni per spiegare come funziona ed il motivo di certe limitazioni (in particolare legate ad Outlook).

Innanzitutto chiarisco a quale comando mi riferisco: la voce di menù contestuale (che compare premendo il tasto destro del mouse su un'icona) di Explorer (conosciuto anche come Gestione Risorse) mentre si visualizza il contenuto di una cartella o del desktop. Per intenderci, questo:

 

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Su Outlook 2003 con installato Service Pack 1 o superiori può essere presente, nella barra del titolo, la dicitura: "Registrazione abilitata". Molto spesso questa dicitura può essere fraintesa come una anomalia o interpretata come una segnalazione che ha attinenza con la registrazione del prodotto Office. Niente di tutto questo!

Quella scritta viene mostrata quando è abilitato un log applicativo aggiuntivo, normalmente utilizzato nel troubleshooting (quindi per analizzare e risolvere problemi). Fino a prima del Service Pack 1 non esisteva una segnalazione visiva immediata che rendesse evidenza di questa situazione, che tra l'altro diminuisce le prestazioni di Outlook ed è quindi da abilitare solo in caso di necessità.

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Quando si utilizza Outlook insieme ad Exchange Server è possibile accedere alle cartelle di posta di altri utenti (ammesso che questi abbiano concesso i permessi necessari), per esempio quelle relative ai calendari o alle attività. Mano a mano che si aprono cartelle di altri utenti Outlook mantiene l'elenco delle ultime ricorrenze, per facilitarne l'apertura anche in seguito. Questo elenco viene chiamato in inglese: "Outlook Most Recently Used list" (o "MRU list").

La richiesta di molti utenti è quella di pulire tale elenco "storico". Questa pagina è quindi mirata alla risoluzione di questo dilemma.

L'elenco viene custodito nel Registry di Windows, e non è così immediato provvedere alla sua "pulizia". Esiste una procedura speciale, volta alla eliminazione delle chiavi di Registry coinvolte.

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Questa anomalia si riscontra solamente con Outlook 2003.
Il problema si presenta quando in uno stesso profilo di Outlook sono presenti più account di posta, e nonostante sia stato selezionato un account specifico per l'invio di un messaggio Outlook sembra utilizzarne uno diverso.

Il problema è legato a due fattori determinanti: una probabile errata configurazione del server SMTP (server di posta in uscita) su alcuni account, ed una anomalia nota di Outlook 2003.

Quando si utilizza più di un account nello stesso profilo e si decide di usare uno di essi per l'invio di messaggi, Outlook fa un primo tentativo di invio. Se per qualche motivo il server SMTP configurato per l'account scelto rifiuta il delivery (perchè ad esempio fallisce l'autenticazione, oppure il server SMTP non permette il relay, o non è raggiungibile o non risponde) Outlook non genera un errore di NDR (come sarebbe corretto e logico) bensì riprova l'invio con uno degli altri SMTP recuperato dagli account rimanenti. Se tutti gli SMTP falliscono allora viene generato un errore, altrimenti l'e-mail viene inviata ma con il riferimento di account errato (quello correlato all'SMTP che non ha generato problemi).

Per quanto concerne l'anomalia nota di Outlook 2003, il Service Pack 2 risolverà il problema introducendo la corretta segnalazione di errore dopo il primo tentativo.

Per quello che riguarda l'errata configurazione dell'account, è necessario fare tutte le verifiche del caso. La cosa più semplice è quella di controllare la configurazione dell'account, ed accertarsi di avere inserito correttamente il nome del server di posta in uscita (SMTP).
Bisogna anche accertarsi che il server SMTP indicato sia in grado di accettare posta in uscita; ricordo infatti che nella maggior parte dei casi il server SMTP da utilizzare è quello fornito dal provider con il quale ci si connette ad Internet (anche se non ha nulla a che vedere con l'account di posta che potrebbe essere fornito da un provider diverso). Tale restrizione è implementata dagli stessi provider per limitare il fenomeno dello SPAM e molto più chiaramente per permettere una corretta tracciatura delle azioni di un utente in caso di controllo e richiesta delle autorità di Polizia o delle forze dell'ordine.
Un metodo semplice per verificare il corretto funzionamento di un account è quello di creare un nuovo profilo di Outlook temporaneo, che contenga al suo interno solamente l'account da testare. In questo modo si evitano "interferenze" da parte di Outlook ed il messaggio di errore nell'invio della posta verrebbe subito segnalato all'utente (non avendo altri indirizzi SMTP a disposizione).