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In presenza di errori sul file di Cartelle Personali o in particolari occasioni (come il troncamento del file effettuato con apposita procedura dopo il superamento della dimensione massima gestibile) è consigliabile effettuare una scansione del file con controllo di consistenza ed eventuale correzione attraverso l'utilità di ripristino chiamata "ScanPST.exe" che viene normalmente installata insieme ad Outlook. I dettagli della procedura sono descritti in questo articolo di Knowledge Base:

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In diverse pagine di questo sito si fa cenno al fatto che esistono due versioni di formato differenti del file di "storage" utilizzato da Outlook per memorizzare i suoi elementi (messaggi di posta, Calendario, Contatti, Attività, ecc.), ovvero del file PST. Il vecchio formato è l'unico disponibile nelle versioni di Outlook precedenti ad Outlook 2003, mentre a partire da tale versione (e nelle successive) sono disponibili entrambi. Non è però sufficiente usare Outlook 2003 o Outlook 2007 per utilizzare il nuovo formato, in particolare se si proviene da una migrazione da versione precedente o si utilizzano degli archivi creati in precedenza.

Il nuovo formato di PST viene usato di default nelle nuove versioni di Outlook nella creazione di nuovi files al posto del formato precedente, ma in tutti gli altri casi in cui si lavora con un file pre-esistente e si vogliono sfruttare i benefici del nuovo formato può essere necessario effettuare una sorta di CONVERSIONE.

Il nuovo formato di file PST supporta il formato Unicode e non presenta limitazioni nel numero degli elementi memorizzabili in ogni cartella o nella dimensione del file PST stesso. Questo tipo di file è comunemente chiamato PST Unicode.
Il precedente formato, ora chiamato formalmente "File delle Cartelle Personali di Outlook 97-2002" e comunemente conosciuto come PST Ansi, ha una limitazione di 65.000 elementi memorizzabili per ogni cartella ed una dimensione complessiva di 2 GB. Se il file PST è stato creato con versioni molto vecchie di Outlook il numero di elementi per cartella ha un limite ancora più basso: 16.000 elementi circa.

Proprio per il fatto che il nuovo formato supporta file di grandi dimensioni del file è altamente raccomandato un aggiornamento del file PST al formato Unicode, ma purtroppo Microsoft non offre uno strumento in grado di fare tale aggiornamento se non quanto già presente in Outlook: il comando di Importazione/Esportazione.

In generale il nostro parere è che i comandi di importazione/esportazione abbiano diverse carenze nello spostamento e nell'elaborazione dei files PST, eccetto per alcune specifiche e limitate situazioni. La conversione di un file PST ad un formato Unicode è una delle poche volte in cui l'utilizzo di tali comandi è da ritenersi adeguato, se non consigliabile.

Esistono tre metodi per effettuare da soli la conversione, e sul mercato sono disponibili almeno un paio tool di terze parti in grado di fare la stessa cosa. In tutti i casi però non si parla di una conversione vera e propria bensì della creazione di un nuovo PST e dello spostamento o della copia di elementi all'interno di esso. Il formato del file PST viene infatti deciso in fase di creazione file, e non è più possibile cambiarlo in un secondo tempo.

 

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I files delle Cartelle Personali (che hanno estensione .PST, oppure .OST quando vengono utilizzate in qualità di cache di Exchange) costituiscono il "contenitore" per tutti i principali messaggi di Outlook: email, Contatti, Attività, Calendario, Note, ecc.
Quando vengono cancellati i messaggi oppure spostati in altro contenitore lo spazio che si è liberato non viene istantaneamente recuperato e le dimensioni del file .PST non vengono variate.

Esiste un processo specifico che "fa pulizia", compattando lo spazio nel file PST e riorganizzando indici e contenuto (un po' come faceva il "Defrag" per il file-system di Windows).
Questo processo viene eseguito automaticamente solo in determinate situazioni, ma può essere lanciato dall'utente in qualsiasi momento.
I principali requisiti affinché il processo venga eseguito (in background) automaticamente sono:

  • il file .PST deve essere locale al computer
  • Outlook deve essere aperto e funzionante (il processo verrà eseguito in background)
  • il computer non deve essere impegnato in altre attività che utilizzano molto la CPU

La procedura di manuale di compattazione viene lanciata tramite le Proprietà della cartella principale, pulsante "Avanzate...". Nella finestra di dialogo che comparirà, oltre al riepilogo delle informazioni relative al file, sarà possibile utilizzare il pulsante "Comprimi" (vedere immagine sotto).

 

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La richiesta di poter associare un proprio commento o nota ad un messaggio è una di quelle che periodicamente viene presentata dagli utenti sui newsgroup. Per gestire questa richiesta c'è uno strumento integrato in Outlook (anche se non è fatto per poter inserire grandi quantità di testo), ci sono delle soluzioni più "artigianali" e ci sono dei componenti aggiuntivi di terze parti che implementano la funzionalità specifica. Nel seguito sono riepilogate le varie possibilità con qualche dettaglio in più.

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La necessità è molto comune: riuscire ad inviare un messaggio a più destinatari senza che però ciascuno di essi riesca a vedere l'elenco completo delle persone a cui è stato inviata l'e-mail. Utile nel caso di invio di semplici newsletter (anche se a questo scopo sarebbe meglio utilizzare un programma dedicato), oppure più semplicemente per l'invio di auguri o segnalazioni.

Praticamente in tutti i programmi di posta elettronica, oltre ai due campi "A:" e "Cc:" (destinati a contenere gli indirizzi di posta dei destinatari diretti e dei destinatari in copia per conoscenza) esiste un campo da utilizzare che però non verrà mostrato nel messaggio finale, chiamato "Ccn:" (Copia per Conoscenza Nascosto). Le versioni in lingua Inglese riporteranno l'acronimo "Bcc:" (Blind Carbon Copy).

La presenza di questo campo si può attivare o disattivare, utilizzando una apposita opzione (vedere più sotto).
Questo campo è anche visibile dalla finestra di dialogo "Seleziona Nomi" utilizzata quando si selezionano gli indirizzi dalla Rubrica:

 

Per mostrare il campo "Ccn:" nel caso in cui non fosse presente esistono due possibilità, a seconda che Word sia impostato come editor di posta predefinito oppure no.

Se Word non è impostato come editor predefinito, allora è sufficiente utilizzare il comando "Visualizza -> Campo Ccn" dal menù presentato quando si sta scrivendo un messaggio. Da questo momento il campo Ccn verrà presentato anche in futuro.

Se invece Word è impostato come editor di posta predefinito, quindi i menù presentati durante la scrittura di un messaggio di posta saranno differenti, è possibile utilizzare lo speciale pulsante della toolbar chiamato "Opzioni..." che prevede, nella sua porzione di destra, una tendina a discesa dalla quale è possibile impostare l'opzione (vedere immagine sotto).

 

In Outlook 2007 esistono condizioni differenti. Fondamentalmente: l'editor di posta elettronica è necessariamente Word, e Word 2007 mette a disposizione la nuova interfaccia grafica dotata di Barra Multifunzione (Ribbon).

L'opzione va quindi attivata o disattivata aprendo un messaggio di posta elettronica ed agendo sulla Barra Multifunzione, scheda "Opzioni", gruppo "Campi", controllo "Mostra Ccn" (vedere figura sotto).

 

Può capitare, soprattutto in realtà aziendali dove la casella postale è gestita da un amministratore del server di posta che ha fissato delle soglie massime di dimensione per le mailbox, che si debba eliminare o spostare una serie di messaggi dalla propria mailbox perchè si è raggiunto il limite massimo imposto o semplicemente perchè si vuole tenere "snella" e meno ingombrante la propria casella di posta.

In questi casi può essere utile individuare i messaggi più "grossi" ovvero quelli che occupano più spazio per effettuare una eliminazione o uno spostamento mirato con la maggior efficacia ed il minimo sforzo.

Uno dei trucchi più semplici per poter individuare a colpo d'occhio i messaggi più ingombranti è quello di inserire, nella vista principale, una colonna che indichi le dimensioni.
Tale colonna può essere tra l'altro soggetta ad ordinamento (dal più piccolo al più grande, o viceversa), il che rende l'operazione di selezione ancora più semplice.
Sono presentati due metodi alternativi:

Oltre a questo metodo è possibile utilizzare la funzionalità di ricerca per individuare i messaggi più grandi di una certa dimensione. La procedura è indicata più sotto.

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Quando si utilizza la Rubrica per individuare un destinatario per un messaggio di posta elettronica è possibile che la voce sia mostrata due volte, una con l'indirizzo di posta elettronica (SMTP) e l'altra con il numero di fax (FAX). Questa è una funzionalità voluta in Outlook, che permette di utilizzare il numero di fax come indirizzo di destinazione attraverso eventuali servizi Fax aggiuntivi (opzionali), permettendo quindi di sfruttare al meglio l'informazione contenuta all'interno del Contatto. Ovviamente questa situazione si riscontra in tutti quei casi in cui sono stati riempiti i campi di un Contatto con le informazioni relative al fax.

Per molti utenti che non hanno modo di usare il fax questa funzionalità si trasforma in una seccatura perché quando si cerca in Rubrica un destinatario le voci appaiono duplicate e può diventare facile scegliere il riferimento sbagliato, oltre al fatto che l'elenco da consultare diventa più lungo e richiede continui scorrimenti a causa delle duplicazioni. Tra l'altro anche la funzionalità "Controlla nomi" ne è impattata, e nel caso in cui per un contatto fossero presenti sia l'indirizzo email che il numero di fax verrà presentata la finestra di dialogo che permette la selezione di uno dei due (anche se non si dispone di un sistema fax e l'unica alternativa possibile sarebbe la scelta dell'indirizzo email).

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Avete mai avuto la necessità di inviare nuovamente un messaggio già inviato in precedenza? Immagino di sì...

Sapete che esiste un comando apposito in Outlook che vi evita di ridigitare l'elenco dei destinatari ed effettua un invio nelle stesse condizioni del primo? E' un comando disponibile quando aprite un messaggio già inviato, presente ad esempio nella cartella di Posta inviata, e vi permette di preparare automaticamente una copia del messaggio già inviato, sul quale potete eventualmente fare qualche altra modifica (aggiungere o togliere un destinatario, modificare il testo, ecc.) e poi fare un ulteriore INVIO.

Il comando è disponibile da menù "Azioni -> Rinvia messaggio..." (vedere immagine sotto).

 

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Capita più frequentemente negli ultimi tempi di vedere domande su come configurare Outlook per aprirsi mostrando direttamente il Calendario o i Contatti. Ecco allora qualche suggerimento in proposito.

Esiste una opzione specifica in Outlook, quindi basta impostarla nella maniera più adatta alle proprie esigenze. La difficoltà più grande è forse quella di individuarla tra le tante presenti...

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