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rubrica

Una delle richieste frequenti è quella di capire come funziona il "suggerimento" dei nomi/indirizzi in Outlook, in particolare nelle ultime versioni.
Non esiste infatti una funzionalità che, mentre si scrivono gli indirizzi in un messaggio di posta, completi l'indirizzo oppure il nome sulla base dei Contatti o dei riferimenti nella Rubrica. Esiste però una speciale cache (memoria) in grado di ricordare tutti gli indirizzi digitati in precedenza e suggerirli nelle successive digitazioni. Per far inserire uno degli indirizzi in questa speciale memoria è sufficiente utilizzarlo almeno una volta. L'indirizzo potrebbe non essere mai stato inserito in Rubrica, oppure potrebbe essere stato cancellato o modificato dai Contatti, ma non importa: verrà in ogni caso mantenuto in questa speciale cache; Outlook mantiene questa memoria indipendente e quindi non provvede ad un allineamento.

Questa cache è mantenuta, per le versioni fino ad Outlook 2007, all'interno di un file che può essere eventualmente eliminato (per resettarne il contenuto). In Outlook 2010 il flie su file system è stato sostituito con uno speciale messaggio nascosto che viene memorizzato all'interno del file PST o della mailbox di Exchange.
A seconda delle versioni di Outlook questa funzionalità si presenta con elementi e caratteristiche diverse. Vedere più sotto per le singole versioni.

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In questo articolo verrà approfondito il tema della Rubrica di Outlook: cos'è, come è formata, cosa può contenere, come si impostano alcune funzioni specifiche come quelle di ordinamento.

L'articolo è strutturato nelle seguenti sezioni:

 

Come è fatta la Rubrica di Outlook

Una buona descrizione di cosa sia la Rubrica è riportata qui:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP052421181040
"Office Online - Informazioni sulla Rubrica"

Da quell'articolo si evince che la Rubrica (che generalmente intendiamo come una solo entità) può essere formata da diversi tipi di contribuzione, ed effettivamente la Rubrica non è altro che un grande contenitore al cui interno ci possono essere elementi eterogenei e molto di versi tra di loro. Possono far parte della Rubrica di Outlook:

  • Cartelle dei Contatti, le classiche che troviamo in Outlook
  • Elenco Indirizzi Globale (GAL), alimentato da Exchange Server
  • Rubrica personale (file esterno con estensione .PAB)
  • Elenchi LDAP (servizi esterni)
  • Eventuali altri tipi di Rubrica, fornita da terze parti

Per gli utenti che utilizzando Outlook sul proprio computer di casa troviamo solamente contribuzioni del primo tipo (Cartelle dei Contatti), ma gli utenti di reti aziendali potrebbero trovare contribuzioni degli altri tipi (sicuramente il secondo tipo se viene utilizzato come server di posta Exchange Server, ma anche servizi LDAP se in azienda è presente un servizio di Active Directory o altri tipi a seconda dei prodotti utilizzati all'interno dell'azienda stessa).
La Rubrica Personale (.PAB) era utilizzata con maggiore frequenza nelle versioni più vecchie di Outlook (Outlook97/98), ma ora è in dismissione e si consiglia agli utenti che ne fanno uso di trasferire i dati all'interno delle cartelle dei Contatti, dismettendo definitivamente tale tipo di contribuzione (che tra l'altro non sarà più supportata in Outlook 2007).

Ognuno di questi tipi di contribuzione ha delle peculiarità.
Lo strumento più potente è sicuramente la cartella dei Contatti, che l'utente può modificare a proprio piacimento e che presenta la massima disponibilità in termini di informazioni, a differenza dei contatti mantenuti nella Rubrica Personale nella quale mancano alcuni campi. Maggiori dettagli relativi a questo tipo di contribuzione si possono trovare qui:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP052511221040
"Office Online - Informazioni sulla cartella Contatti"

Alcuni tipi di contribuzione (GAL o Elenco Indirizzi Globale, LDAP e parecchi tipi di rubrica di terze parti) sono in sola lettura e non è permesso all'utente di aggiungere o modificare i contatti. Per queste operazioni bisogna chiedere all'amministratore del servizio o possedere sufficienti diritti di accesso.

Per aggiungere o rimuovere i vari tipi di contribuzione si può seguire la procedura descritta qui:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP052426341040
"Office Online - Aggiunta o rimozione di una rubrica"

Se siete interessati ad approfondire alcuni aspetti operativi di organizzazione dei contatti vi segnalo questo mini-corso:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=RC011036431040
"Office Online - Organizzare i contatti con Microsoft Outlook"

 

Ordinamento e ricerca

Una delle principali caratteristiche che si richiede ad un Rubrica riguarda la facilità con la quel si possono ricercare dei riferimenti, ed un ruolo determinante in questo possono avere le funzionalità di ordinamento e presentazione dei dati.
Se volete impostare una contribuzione della Rubrica come predefinita, in maniera tale che si apra di default sempre per prima, potete seguire le indicazioni che trovate qui:

http://www.msoutlook.it/tips/impostacontattidefault.asp
"Come fare a... ...cambiare l'elenco dei Contatti predefinito"

Le altre funzionalità di ordinamento sono descritte qui:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP030742141040
"Office Online - Ordinamento dei nomi nella Rubrica"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA011127381040
"Office Online - Visualizzare per primi i contatti nella Rubrica"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP010342861040
"Office Online - Modifica della modalità di archiviazione dei contatti e di visualizzazione delle voci della Rubrica"

Altri approfondimenti relativi alle funzionalità che facilitano l'utilizzo dei contatti:

http://www.msoutlook.it/faq/NickNames.asp
"Suggerimento nomi ed indirizzi"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=RC010515461040
"Office Online - Indirizzare i messaggi: ottenere rapidamente l'indirizzo nella casella A"

 

Stampa

Almeno un approfondimento è opportuno farlo sulle possibilità di stampa legate alla Rubrica, in particolare alle cartelle dei Contatti, visto che in molti casi si parte proprio da questo elenco per generare degli elenchi telefonici da usare su carta. Qualche riferimento su come effettuare la stampa si può trovare qui:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP030656981040
"Office Online - Stampa di una rubrica"

 

Conversioni e migrazioni

Altro contesto importante è quello delle operazioni di conversione da un tipo di contribuzione all'altro (ove possibile) ed alle procedure di importazione/esportazione da altre applicazioni. Maggiori approfondimenti li potete trovare qui:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP052725211040
"Office Online - Conversione della Rubrica personale in una cartella Contatti"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA010919601040
"Office Online - Copiare i contatti della rubrica di Outlook Express in Outlook"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA010920411040
"Office Online - Copiare i contatti di Outlook nei contatti di MSN Hotmail"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA010920431040
"Office Online - Utilizzare i contatti di MSN Hotmail con Outlook"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA010920381040
"Office Online - Copiare i contatti di Outlook nella rubrica di Outlook Express"

http://www.msoutlook.it/tips/importareexcel.asp
"Come fare a... ...importare Contatti da Excel"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA011053931040
"Office Online - Spostare i contatti in un altro computer"

 

Problemi di configurazione

I problemi di configurazione potrebbero rappresentare un approfondimento a parte (e a breve sarà disponibile un "Percorso guidato" su questo sito), ma per il momento citiamo uno dei casi più ricorrenti, in cui una cartella di Contatti non viene realmente utilizzata come contribuzione della Rubrica:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA011127401040
"Office Online - I contatti non vengono visualizzati nella Rubrica"

Infine un paio di articoli relativi a configurazioni utilizzate in genere per computer portatili in ambito lavorativo in cui si utilizza Exchange Server, in cui sono previste funzionalità di Fuori Linea e di successiva sincronizzazione con il server di posta. Vale la pena citare questi due casi:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP052421241040
"Office Online - Impostazione della Rubrica in modo da renderla disponibile per l'utilizzo fuori rete"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP052516481040
"Office Online - Aggiornamento della Rubrica quando si effettua la sincronizzazione"

 

Risoluzione di problemi

Per la risoluzione dei problemi è difficile individuare delle regole generali, ma qui sono riportate le principali indicazioni che permettono di fare una prima diagnosi del problema o che riepilogano le anomalie più ricorrenti:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP052421351040
"Office Online - Risoluzione dei problemi relativi alla Rubrica"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP052426711040
"Office Online - Risoluzione dei problemi relativi ai contatti"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA010900211040
"Office Online - La Rubrica di Outlook: domande frequenti"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA011127891040
"Office Online - Un programma sta tentando di accedere agli indirizzi di posta elettronica memorizzati in Outlook"

http://www.msoutlook.it/faq/omguard.asp
"Avviso: un programma sta tentando di ..."

 

 

Questo messaggio di errore si può presentare quando non è correttamente configurata la Rubrica di Outlook, a causa di un errore di settaggio oppure in seguito ad una operazione di ripristino o di spostamento del file PST, o ancora in seguito a ripristino da un backup. Esiste di fatto un errato puntamento alla cartella dei Contatti. Il messaggio di errore completo è il seguente:

"Impossibile visualizzare l'elenco di indirizzi. Impossibile aprire la cartella contatti corrispondente a questa rubrica. Potrebbe essere stata spostata, eliminata, o non si dispone dell'autorizzazione necessaria. Per informazioni su come eliminare la cartella della Rubrica, vedere la Guida."

In genere l'errore viene mostrato quando si utilizza il pulsante "A:" o "Cc:" durante la compilazione di un nuovo messaggio, ed è quasi sempre di facile risoluzione.

 

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Questo errore compare quando nella Rubrica di Outlook è stato configurato un elenco LDAP in maniera errata oppure quando è stato aggiunto tale elenco senza avere un server LDAP a disposizione.

Capita molto spesso di trovare questo errore agli utenti ancora non esperti di Outlook che, dopo aver "giocato" con la Rubrica (sperimentando o cercando di navigare tra i comandi/menù) arrivano ad aggiungere questa funzionalità senza quasi accorgersi...

Per risolvere il problema è in genere sufficiente eliminare l'elenco LDAP dalla configurazione della Rubrica(nel caso in cui fosse stato inserito per errore) oppure configurare correttamente il connettore in Rubrica.

 

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Quando si utilizza la Rubrica per individuare un destinatario per un messaggio di posta elettronica è possibile che la voce sia mostrata due volte, una con l'indirizzo di posta elettronica (SMTP) e l'altra con il numero di fax (FAX). Questa è una funzionalità voluta in Outlook, che permette di utilizzare il numero di fax come indirizzo di destinazione attraverso eventuali servizi Fax aggiuntivi (opzionali), permettendo quindi di sfruttare al meglio l'informazione contenuta all'interno del Contatto. Ovviamente questa situazione si riscontra in tutti quei casi in cui sono stati riempiti i campi di un Contatto con le informazioni relative al fax.

Per molti utenti che non hanno modo di usare il fax questa funzionalità si trasforma in una seccatura perché quando si cerca in Rubrica un destinatario le voci appaiono duplicate e può diventare facile scegliere il riferimento sbagliato, oltre al fatto che l'elenco da consultare diventa più lungo e richiede continui scorrimenti a causa delle duplicazioni. Tra l'altro anche la funzionalità "Controlla nomi" ne è impattata, e nel caso in cui per un contatto fossero presenti sia l'indirizzo email che il numero di fax verrà presentata la finestra di dialogo che permette la selezione di uno dei due (anche se non si dispone di un sistema fax e l'unica alternativa possibile sarebbe la scelta dell'indirizzo email).

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Finalità

In questo articolo viene presentato un esempio di codice VBA da utilizzare per intervenire sui campi contenenti un numero di Fax all'interno dei Contatti esistenti in una cartella.

L'utilità immediata di questa procedura è quella di modificare il numero di fax affinché Outlook non lo consideri come un indirizzo valido, e di conseguenza non lo presenti all'interno della Rubrica come indirizzo aggiuntivo oltre all'email. Operativamente ogni numero di Fax viene prefissato con una serie di caratteri alfanumerici (in questo caso la parola "fax:"). Il numero "123 123 123" diventerà quindi "fax:123 123 123".

 

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