Outlook 2007: condivisione Calendario in rete

In Outlook 2007 sono state introdotte alcune nuove funzionalità per la condivisione dei Calendari, ad esempio attraverso l'utilizzo di Office Online. Se si vuole evitare una pubblicazione su un server Internet e la necessità è quella di rendere disponibili i calendari in un ambito ristretto (ad esempio una rete locale), e si ha a disposizione una macchina con Windows Server, Windows XP Professional oppure Vista, si può pubblicare il calendario su tale macchina e condividere il calendario con altri utenti o chiunque nella vostra rete utilizzi Outlook 2007 o il Calendario di Windows Vista.

Tutto quello che è necessario fare è installare IIS (Internet Information Server) su un computer e abilitare il protocollo WebDav. Dopo aver configurato i permessi di accesso tutti gli utenti locali potranno accedere e pubblicare calendari usando un indirizzo del tipo:
 http:// [NomeComputer] / [NomeCartella]

Utilizzando questo metodo per condividere i calendari, questi verranno aggiornati periodicamente e regolarmente ed inviati a chi si sottoscrive. In particolare:

• La pubblicazione dei calendari verrà eseguita o controllata ogni ora.
• Per un utilizzo in ambiente di rete è conveniente installare IIS su una macchina (server) che rimane sempre accesa oppure sulla macchina che rimane accesa durante la fascia oraria di utilizzo da parte degli utenti.

Nel seguito sono presentate due procedure, la prima per tutti gli utenti che vogliono effettuare una pubblicazione, la seconda per l'installazione e la configurazione di IIS (quindi più dedicata ad un utente esperto o un amministratore):

• Pubblicazione dei Calendari da parte degli utenti
• Installare IIS su WindowsXP

 

Pubblicazione dei Calendari da parte degli utenti

La pubblicazione dei Calendari in Outlook 2007 è semplice: è sufficiente utilizzare il pulsante destro del mouse sul calendario che si vuole pubblicare e scegliere il comando "Pubblica su Internet -> Pubblica su server WebDav".

Sarà quindi possibile personalizzare la configurazione per l'operazione di pubblicazione (vedere finestra di dialogo più sotto).
Quando verrà richiesto l'indirizzo del server utilizzare il formato:
 http:// [NomeComputer] / [NomeCartella]

 

Installare IIS su WindowsXP

Per installare IIS nel caso in cui non lo fosse (per default IIS non viene installato nell'installazione tipica), si possono seguire queste indicazioni:

1) tramite Pannello di Controllo scegliere il comando "Installazione applicazioni".
2) selezionare la sezione "Installazione componenti di Windows".
3) Attivare la voce relativa ad Internet Information Services (IIS).
4) Mentre è selezionata, premere sul pulsante "Dettagli...".
5) Disattivare la voce "Servizio SMTP".
6) Confermare ed attendere la fine dell'installazione di IIS.

Nota: è possibile che durante l'installazione venga richiesto il CD di Windows XP; tenetelo quindi a portata di mano.

Dopo l'installazione di IIS bisogna procedere con la creazione di una virtual directory. Queste le operazioni:

1) aprire la finestra di dialogo per la configurazione: "Pannello di Controllo -> Strumenti di Amministrazione -> Internet Information Services".
2) Espandere la visualizzazione fino a vedere la voce relativa al "Sito Web Predefinito" (Default Web Site).
3) Utilizzare il pulsante destro del mouse su tale voce e scegliere il comando "Nuovo -> Directory Virtuale..." (New -> Virtual Directory).
4) Seguire i passaggi della procedura guidata per aggiungere una nuova virtual directory.
 4.1) Il primo campo da inserire è il nome della cartella, ad esempio "calendario"
 4.2) Il secondo campo richiede il percorso fisico da associare sul disco fisso. Deve essere una cartella in cui tutti gli utenti hanno accesso. Si raccomanda la creazione di una cartella direttamente posizionata a partire dalla cartella principale del disco fisso, ad esempio "C:\calendario". In questa cartella verranno salvati tutti i calendari condivisi.
 4.3) Bisogna assegnare i permessi di Lettura (Read) e Scrittura (Write) a questa virtual directory.
 4.4) Attivare anche l'opzione Esplorazione (Browse) se si vuole dare la possibilità agli utenti di vedere e selezionare i calendari disponibili.

Per migliorare il contesto di sicurezza si può restringere l'accesso ai calendari alle sole persone che possiedono un account valido, escludendo ad esempio tutti gli utenti da Internet. Queste sono le procedure:

1) Utilizzare il pulsante destro del mouse sulla virtual directory appena creata.
2) Selezionare il comando "Proprietà" dal menù contestuale.
3) Dalla scheda "Protezione directory" (Directory Security) premere il pulsante "Controllo autenticazione e accesso anonimo -> Modifica..." nella parte alta della finestra di dialogo.
4) Disattivare l'opzione "Accesso anonimo".
5) Attivare l'opzione "Autenticazione integrata di Windows".
6) Confermare.

Se gli utenti non possiedono un account valido è possibile crearne uno, sul computer dove è stato installato IIS, usando questa procedura:

1) Aprire "Pannello di Controllo -> Account utente".
2) Creare un nuovo Utente per quel computer (ad esempio un utente con nome "Calendario").
3) Assegnare una password al nuovo utente.

Quando gli altri utenti della vostra rete cercheranno di accedere a questo computer potranno utilizzare il nome utente e la password appena create.
Nota: non è necessario creare alcun nuovo utente se questo metodo per condividere i calendari viene utilizzato solamente dagli utenti che usano direttamente il computer su cui è installato IIS.

Al termine di queste procedure IIS risulterà installato ed utilizzabile per la pubblicazione dei calendari.

 

Per maggiori informazioni ed approfondimenti nella configurazione di IIS per l'utilizzo con WebDAV vedere qui:

http://www.windowsnetworking.com/articles_tutorials/WebDAV-IIS.html
"Using WebDAV with IIS"