Quando si risponde ad un messaggio, o questo viene inoltrato ad altro utente, Outlook interviene sull'oggetto del messaggio aggiungendo un prefisso, ad indicare l'azione eseguita sullo stesso.
Nella versione italiana, per default, sono previsti i prefissi:
R: [oggetto originale] -> per le risposte
I: [oggetto originale] -> per l'inoltro
Nonostante questo non sembri un problema, questi prefissi sono "personalizzati" per la versione localizzata (in italiano, ma parecchi altri linguaggi hanno lo stesso problema). I prefissi internazionali sono diversi:
Re: [oggetto originale] -> per le risposte
Fw: [oggetto originale] -> per l'inoltro
e sono auspicabili secondo quanto citato dalla RFC 2822 - Internet Message Format, punto 3.6.5:
The "Subject:" field contains a short string identifying the topic of the message. When used in a reply, the field body MAY start with the string "Re: " (from the Latin "res", in the matter of) followed by the contents of the "Subject:" field body of the original message. If this is done, only one instance of the literal string "Re:" ought to be used since use of other strings or more than one instance can lead to undesirable consequences.
Curiosità: come viene citato, il suffisso "Re:" non deriva dal termine anglosassone per "Reply" (risposta), bensì dal termine latino "Res" (cosa) ad indicare "Riguardo a".
L'impatto potrebbe esserci per altri programmi di posta elettronica che non sono in grado di interpretare correttamente i prefissi in italiano, in particolare per le funzioni che cercano di ricostruire la sequenza di messaggi in un discorso o in una mailing list.
Per ovviare al problema, in Outlook è prevista la possibilità di forzare i prefissi secondo il formato inglese (internazionale), seguendo quindi le indicazioni della RFC. Per attivare l'opzione, tramite il comando "Strumenti -> Opzioni -> Formato Posta -> Opzioni internazionali...", accede alla finestra di dialogo (vedere immagine sotto) in cui basta abilitare il checkbox "Utilizza inglese per intestazioni messaggio in risposta o inoltro".
In Outlook 2010, e versioni successive, la struttura dei menù è cambiata, ed anche tutte le opzioni sono raccolte in unica sezione.
Si può accedere alla sezione di configurazione per queste opzioni attraverso "File -> Opzioni -> Avanzate -> Opzioni internazionali" (vedere immagine sotto).
Dietro le quinte: come fa Outlook ad evitare di scrivere più volte all'inizio dell'oggetto il prefisso di risposta o inoltro?
Quando si risponde ad una mail che è già una risposta (quindi già con il prefisso "R:" o "Re:" presenti) oppure si inoltra un messaggio già inoltrato, Outlook elimina il prefisso già presente e lo sostituisce con uno nuovo. Tutto questo per evitare di avere una catena di prefissi che è abbastanza inutile (non so se vi è mai capitato di vedere post o messaggi con oggetto del tipo: "RE: RE: Re: R: RE: prova") ;-)
Questo meccanismo di eliminazione lavora secondo una regola precisa: vengono rimossi tutti i prefissi alfabetici fino a 3 caratteri e seguiti dal carattere di due punti (":") se questi sono presenti all'inizio del testo in Oggetto.
Attenzione che quel "alfabetici" è molto importante! Se il prefisso inizia con uno spazio (non considerato un carattere alfabetico) allora il prefisso non verrà considerato tale, e non verrà sostituito generando eventualmente una doppia presenza di prefisso.
Ulteriore consiglio: se volete utilizzare delle parole "chiave" nell'oggetto di un messaggio, e queste sono presenti all'inizio della stringa in Oggetto, provvedete a scriverle utilizzando ad esempio delle parentesi. In questo modo eviterete che Outlook consideri le parole chiave come prefisso e le elimini in caso di risposta o inoltro. Ad esempio se volete aggiungere parole del tipo: "OT" (per off-topic) o "NEW" o "UPD" (per "nuovo" o "aggiornamento"), scrivetele come: "[OT]" oppure "[NEW]" o "[UPD]" ma assolutamente evitate la forma: "OT:" o "NEW:" o "UPD:".
