A differenza di altri programmi come ad esempio Outlook Express, in Outlook non è possibile impostare una password sul profilo, ma esistono in alternativa altri metodi per proteggere i dati dall'accesso indesiderato di altri utenti. Il metodo più semplice consiste nell'impostare una password sui files PST che costituiscono il profilo, e che verrà richiesta in fase di avvio di Outlook.
Escludiamo in questa trattazione gli account di tipo Exchange, che legano la protezione dei propri dati all'account di Windows e che normalmente non utilizzano file di tipo PST bensì meccanismi diversi basati su files di tipo OST.
La protezione suggerita viene applicata sull'intero file PST, ed ha effetto su tutto il contenuto in maniera indifferenziata. Saranno quindi protetti allo stesso modo i Contatti, i messaggi, il Calendario, ecc.
Non è possibile, invece, applicare la protezione in maniera parziale solamente su una parte dei contenuti (ad esempio solamente su alcuni messaggi). Per questa esigenza esistono dei componenti aggiuntivi di terze parti (vedere in fondo a questa pagina).
Impostare una password sul file PST principale
A seconda della versione di Outlook è possibile impostare la password attraverso metodi diversi, ma quello riportato nel seguito è utilizzabile con quasi tutte le versioni, nello stesso modo.
E' sufficiente individuare, tramite la finestra denominata "Elenco Cartelle" o "Tutte le cartelle di posta", la cartella di "Outlook Oggi", identificata tramite la caratteristica icona. Si tratta della cartella principale sotto la quale sono presenti le altre cartelle (come ad esempio la Postra in arrivo, la Posta in uscita, ecc.). Se si preme il pulsante destro del mouse in corrispondenza di tale cartella comparirà un menù contestuale con la voce "Proprietà di 'Outlook Oggi'..." (oppure, anzichè 'Outlook Oggi', potrebbe essere presente qualche altro nome, come ad esempio succede nell'immagine sotto riportata).
A questo punto comparirà una nuova finestra di dialogo. Selezionare il pulsante "Avanzate..." che aprirà una ulteriore finestra di dialogo, e da questa scegliere il pulsante "Cambio Password..." che porta ad un'ultima finestra di dialogo (vedere immagine sotto).
Se non è mai stata impostata una password in precedenza si può lasciare vuoto il campo "Vecchia password"; va invece digitata la nuova password nel campo apposito ed in quello di verifica.
Importante:: l'opzione "Salva la password nell'elenco delle password" non va abilitata, altrimenti Outlook non richiederà la password ad ogni avvio di Outlook.
Confermare utilizzando il pulsante "OK".
Per testare il corretto funzionamento, chiudere Outlook e riaprirlo. All'avvio verrà richiesta la password come impostato in precedenza.
Se in fase di avvio non dovesse essere inserita correttamente la password per il file PST principale, sarà impossibile utilizzare le funzionalità di invio/ricezione della posta elettronica.
"Modalità di gruppo"
Si accede alla finestra di dialogo che permette il cambio password attraverso il comando "Strumenti -> Servizi...", selezionando il servizio di Cartelle Personali desiderato, accedendo alle sue proprietà ed usando infine il pulsante "Cambia Password..."
Impostare una password sugli altri files PST
Se nel profilo di Outlook sono presenti altri files PST, si può procedere alla protezione di ognuno di questi applicando una ulteriore password (identica o diversa dalla precedente, a seconda del comportamento che si vuole ottenere).
La password di protezione verrà richiesta all'atto dell'apertura o dell'accesso al singolo file PST. A differenza del file PST principale se un utente non inserisce la password corretta potrà utilizzare le funzionalità di invio/ricezione della posta ma non riuscirà ad accedere al contenuto del file.
Attenzione: il livello di sicurezza garantito dall'utilizzo di password a protezione dei files PST è "minato" dalla presenza di tool in grado di "crackare" le stesse password (cioè di individuarle in maniera fraudolenta) e consentire l'accesso in maniera illecita al contenuto dello stesso file.
Si tratta se non altro di un primo livello di protezione in grado di scoraggiare gli utenti più inesperti.
Per scelta dell'autore non verrà ulteriormente approfondito questo tema, ma è corretto segnalare questo tipo di "debolezza" del sistema.
Componenti aggiuntivi (add-in)
Esistono componenti aggiuntivi di terze parti, a pagamento, che permettono una protezione a livello di singolo messaggio. Ad esempio:
http://www.wiredbox.net/outlock.aspx
"OutLock - Private Encryption Add-In for Microsoft Outlook"
