Problemi con l'Archiviazione Automatica?

Le funzionalità chiamate "Archiviazione Automatica" ed "Archiviazione" sono opzioni di Outlook che permettono automaticamente o "una tantum" di effettuare lo spostamento di elementi dallo stesso Outlook verso un file di archivio (file PST) precedentemente configurato. Le impostazioni predefinite per l'archiviazione automatica si possono configurare attraverso il comando "Strumenti -> Opzioni... -> Altro -> Archiviazione Automatica...", e servono come impostazione di base per ogni cartella. Se si vuole modificare il comportamento predefinito per una cartella specifica è possibile usare il pulsante destro del mouse su tale cartella, scegliere il comando "Proprietà" e poi posizionarsi nella scheda "Archiviazione automatica", dove impostare delle opzioni differenti.
Una archiviazione manuale può essere invece lanciata attraverso il comando "File -> Archivio...".

In alcuni casi sembra che le funzioni di archiviazione non funzionino come ci si aspetterebbe, anche se tutte le opzioni sembrano impostate correttamente. Nel seguito vengono approfonditi alcuni punti che potrebbero servire per ripristinare il funzionamento e che descrivono le principali cause di anomalia. Le stesse procedure sono valide sia per l'archiviazione che per l'archiviazione automatica.

• Esclusioni dall'Archiviazione automatica
• Data di Modifica
• File ARCHIVE.PST danneggiato
• File ARCHIVE.PST troppo grande
• Mailbox piena

Esclusioni dall'Archiviazione automatica

Per ciascun elemento (messaggio, Contatto, evento o appuntamento su Calendario, ecc.) esiste una proprietà specifica che permette di indicare che l'elemento non deve essere archiviato. In queste condizioni l'elemento verrà quindi escluso dalla procedura. La proprietà si può impostare/verificare aprendo l'elemento ed utilizzando il comando "File -> Proprietà", attraverso l'opzione "Non archiviare automaticamente l'elemento".

Data di Modifica

L'archiviazione avviene sulla base della valutazione della data di modifica di un elemento. La data di modifica può essere visualizzata aprendo l'elemento e scegliendo il comando "File->Proprietà".

L'elemento sarà archiviato solamente quando la data di modifica risulterà più vecchia della data impostata per l'archiviazione. Le azioni che possono cambiare la data di modifica sono le seguenti:

• comando "Rispondi" o "Rispondi a tutti"
• comando "Inoltra"
• comando "Sposta nella cartella"
• modifica del messaggio
• salvataggio
• importazione

In alcuni casi (a seconda dei tool utilizzato) anche i programmi che effettuano scansioni anti-virus, filtri antispam o programmi di sincronizzazione (ad esempio quelli per palmari/cellulari) possono agire sulla data di modifica, cambiandone il valore.

File ARCHIVE.PST danneggiato

Quando il file "archive.PST" (o qualsiasi altro file venga indicato per le operazioni di archiviazione) risulta corrotto o danneggiato non è possibile per Outlook effettuare una archiviazione. In questi casi è necessario chiudere Outlook ed effettuare una scansione del file per individuare e risolvere eventuali problemi (bisogna utilizzare il tool ScanPST.exe), oppure bisogna crearne uno nuovo.
Per maggiori informazioni sull'uso di ScanPST vedere l'articolo:

http://www.msoutlook.it/index.php?option=com_content&view=article&id=11&Itemid=24
"Controllare il file PST"

File ARCHIVE.PST troppo grande

Quando il file "archive.PST" (o qualsiasi altro file venga indicato per le operazioni di archiviazione) risulta troppo grande, Outlook non è più in grado di memorizzare al suo interno ulteriori elementi.

Per files PST di tipo ANSI (creati o provenienti da Outlook 97-2002) il limite viene raggiunto in prossimità dei 2GB. Nel caso in cui si raggiunga questa dimensione è necessario intervenire con una procedura specifica, indicata in altra pagina di questo sito:

http://www.msoutlook.it/index.php?option=com_content&view=article&id=12&Itemid=4
"Limite dimensione delle Cartelle Personali (.PST)"

In alcuni casi è sufficiente eliminare degli elementi per liberare parte dello spazio, oppure (scelta consigliata) vale la pena creare un nuovo file di archivio.

Per files PST di tipo UNICODE (supportati da Outlook 2003 e 2007) il limite di default è di 20GB. Quando il file raggiunge la soglia di 19GB le procedure di archiviazione non riusciranno più ad aggiungere ulteriori elementi; questo per dare possibilità di accedere al file ed eliminare elementi per fare spazio a quelli nuovi. Anche in questo caso è raccomandato di creare un nuovo file di archivio.

Mailbox piena

Questa situazione si verifica con account di tipo Exchange.
Capita sovente che un utente voglia fare l'archiviazione proprio quando viene raggiunta la dimensione massima per la propria casella postale (limite impostato dall'Amministratore di sistema). In questi casi quando un utente cerca di inviare un messaggio si vede restituito un errore in cui si segnala che la propria casella di posta è piena e che l'unica operazione possibile è l'eliminazione di elementi per liberare parte dello spazio.
Le procedure di archiviazione in queste condizioni non funzionano correttamente, e tra l'altro non producono alcun errore particolare per segnalare il mancato funzionamento. Per ripristinare la funzionalità (di archiviazione) è necessario eliminare o spostare manualmente alcuni elementi, oppure contattare l'Amministratore per far aumentare la dimensione della mailbox.