Una delle richieste frequenti è quella di capire come funziona il "suggerimento" dei nomi/indirizzi in Outlook, in particolare nelle ultime versioni.
Non esiste infatti una funzionalità che, mentre si scrivono gli indirizzi in un messaggio di posta, completi l'indirizzo oppure il nome sulla base dei Contatti o dei riferimenti nella Rubrica. Esiste però una speciale cache (memoria) in grado di ricordare tutti gli indirizzi digitati in precedenza e suggerirli nelle successive digitazioni. Per far inserire uno degli indirizzi in questa speciale memoria è sufficiente utilizzarlo almeno una volta. L'indirizzo potrebbe non essere mai stato inserito in Rubrica, oppure potrebbe essere stato cancellato o modificato dai Contatti, ma non importa: verrà in ogni caso mantenuto in questa speciale cache; Outlook mantiene questa memoria indipendente e quindi non provvede ad un allineamento.
Questa cache è mantenuta, per le versioni fino ad Outlook 2007, all'interno di un file che può essere eventualmente eliminato (per resettarne il contenuto). In Outlook 2010 il flie su file system è stato sostituito con uno speciale messaggio nascosto che viene memorizzato all'interno del file PST o della mailbox di Exchange.
A seconda delle versioni di Outlook questa funzionalità si presenta con elementi e caratteristiche diverse. Vedere più sotto per le singole versioni.
La funzionalità si può attivare/disattivare attraverso l'apposita opzione:
"File -> Opzioni -> Posta -> All'immissione di testo nelle righe A, CC e Ccn, usa l'elenco di completamento automatico per suggerire i nomi".
Per "pulire" la cache, si può utilizzare il pulsante "Svuota elenco di completamento automatico" presente sempre nella stessa finestra di dialogo (vedere immagine sopra).
Se invece la necessità è solamente quella di eliminare una o poche voci (per esempio perché l'indirizzo mantenuto in cache non è più valido oppure è stato digitato in maniera errata) è possibile operare almeno in due modi differenti:
A) partendo dall'elenco contestuale durante la digitazione, con i seguenti passaggi:
A.1) creare un nuovo messaggio di posta elettronica ed iniziare a digitare i primi caratteri del nome, facendo così comparire la tendina a discesa con l'elenco dei nomi suggeriti, tra i quali sarà presente anche quello da eliminare;
A.2) spostarsi nella tendina a discesa utilizzando i tasti del cursore ([freccia GIU] o [freccia SU]), oppure con l'uso del mouse, posizionandosi sulla voce da cancellare;
A.3) usare il tasto [CANC] per eliminare la voce selezionata oppure cliccando con il mouse sulla icona che rappresenta una "X" in fondo al nome; tale voce verrà eliminata dalla tendina e dalla cache.
B) partendo dall'elenco completo dei nomi esistenti nella cache, con i seguenti passaggi:
B.1) posizionarsi nella speciale cartella associata alla cache, attraverso la sezione dei Contatti, nella cartella chiamata "Contatti suggeriti";
B.2) eliminare i contatti indesiderati direttamente dall'elenco.
Nota: in Outlook 2010, a differenza delle altre versioni di prodotto, la cache del suggerimento non viene memorizzata all'interno di un file fisico del file system bensì sotto forma di messaggio nascosto all'interno del contenitore predefinito dei messaggi (file PST oppure mailbox di Exchange). Durante il primo avvio di Outlook vengono trasferiti gli eventuali file trovati sul computer (da profili configurati in precedenza, provenienti da precedenti installazioni) e dopo questa operazione viene utilizzata la cache all'interno del file PST/OST.
L'elenco dei nominativi presenti in cache è direttamente consultabile attraverso la sezione "Contatti -> Contatti suggeriti".
Se fosse necessario effettuare nuovamente l'importazione a partire dai files NK2 basterebbe seguire le indicazioni contenute in questo articolo:
http://support.microsoft.com/?kbid=980542/it
"Come importare file.nk2 in Outlook 2010"
L'opzione si può attivare/disattivare attraverso l'apposito flag:
"Strumenti -> Opzioni -> Preferenze -> Opzioni di posta elettronica... -> Opzioni avanzate di posta elettronica... -> Suggerisci nomi durante il completamento dei campi A, CC e Ccn".
Per "pulire" la cache, si può seguire la procedura descritta in questo articolo di Knowledge Base:
http://support.microsoft.com/kb/287623/it
"OL2002: Ripristino della cache dei nomi alternativi e del completamento automatico"
Se invece la necessità è solamente quella di eliminare una o poche voci (per esempio perché l'indirizzo mantenuto in cache non è più valido oppure è stato digitato in maniera errata) è possibile utilizzare una semplice procedura:
1) creare un nuovo messaggio di posta elettronica ed iniziare a digitare i primi caratteri del nome, facendo così comparire la tendina a discesa con l'elenco dei nomi suggeriti, tra i quali sarà presente anche quello da eliminare;
2) spostarsi nella tendina a discesa utilizzando i tasti del cursore ([freccia GIU] o [freccia SU]), posizionandosi sulla voce da cancellare;
3) usare il tasto [CANC] per eliminare la voce selezionata; tale voce verrà eliminata dalla tendina e dalla cache.
In Outlook2000 questa cache viene gestita in maniera particolare. Esiste un tool con il quale è possibile "fare pulizia" degli indirizzi corrotti. Si può scaricare, e trovare documentazione, attraverso questo articolo di Knowledge Base in inglese:
http://support.microsoft.com/kb/242074
"How to remove corrupted names in nickname list in Outlook"
(attenzione a scaricare la versione giusta per il proprio Outlook)
Per ulteriori approfondimenti:
http://support.microsoft.com/kb/245421
"XCLN: Summary of Nickname Features in Different Versions of Outlook"
http://support.microsoft.com/kb/198008
"OL2000: (CW) How to Clear the AutoNameCheck List"
Tools di terze parti
Esistono tool di terze parti che permettono di visualizzare e/o modificare direttamente del file NK2. Nel seguito alcuni riferimenti:
Ingressor - NK2 Management
http://www.ingressor.com/ingressor_products.htm
" Ingressor - NK2 Management"
Il software si chiama ora "NK2 Management" (in precedenza conosciuto come "OwtLook"). Il prodotto è a pagamento, ma è possibile scaricare una versione di prova con funzionalità limitate.
debunk2
http://code.google.com/p/debunk2/
" debunk2"
Progetto open source. Permette di leggere i files NK2 ed estrarre indirizzi email. Disponibile versione in "beta".
NK2View
http://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_autocomplete.html
" NK2View"
Freeware. Permette di visualizzare, cancellare e modificare files NK2, oltre ad esportare i dati.
