E' possibile aggiungere automaticamente un destinatario a tutti i messaggi in uscita, senza doverlo inserire manualmente in ciascuna email (quindi con la possibilità di dimenticarsene in qualche caso o di commettere errori)?
Se non si ha la necessità di "nascondere" questo destinatario allora la cosa si può risolvere in maniera molto semplice utilizzando una regola per la posta in uscita che permette di aggiungere automaticamente un indirizzo all'elenco di quelli in "Cc:" (copia per conoscenza). E' per esempio il caso in cui si vuole che ogni messaggio inviato venga mandato in copia anche ad un altro proprio indirizzo di posta elettronica.
Un ulteriore vantaggio nell'uso delle regole è che si può implementare una serie aggiuntiva di condizioni in maniera molto semplice, per esempio facendo in modo che l'indirizzo venga aggiunto solo per i messaggi considerati URGENTI, oppure per quelli indirizzati ad uno specifico destinatario o ancora per tutti quelli che contengono una certa parola nell'oggetto, ecc.
Potenza delle regole. 
Se invece si vuole utilizzare il campo "Ccn:" (copia per conoscenza nascosta, nella versione Inglese indicato come "Bcc:"), che non è visibile da parte di chi riceve il messaggio, allora la questione si complica perché le regole non prevedono questa funzione automatica e non esistono altri comandi appositi. Si può però risolvere con uno di questi "workaround":
- creare una procedura in VBA
- creare un modulo personalizzato
- utilizzare componenti di terze parti
Creare una procedura in VBA
Questa soluzione richiede un livello minimo di dimestichezza con la programmazione e l'utilizzo della interfaccia del Visual Basic Editor di Outlook.
La procedura che si dovrà scrivere non farà altro che intercettare i messaggi in uscita ed aggiungere l'informazione sul destinatario. Da ricordare però che:
- questo metodo non è ufficialmente supportato da Microsoft
- in alcune versioni di Outlook la modifica dell'elenco dei destinatari può provocare una segnalazione da parte di Outlook (per questioni legate ai meccanismi di sicurezza)
Maggiori dettagli sul codice VBA si possono trovare qui:
http://www.msoutlook.it/index.php?option=com_content&view=article&id=127
"VBA: aggiungere un destinatario in Ccn"
ed anche qui, insieme a qualche altro esempio (in lingua Inglese):
http://www.outlookcode.com/article.aspx?id=72
"To automatically Bcc all outgoing messages"
Creare un modulo personalizzato
Questa soluzione richiede un discreto livello di confidenza con gli strumenti di personalizzazione dei moduli di Outlook.
La procedura consiste nell'implementare/creare un modulo personalizzato che permetta di precompilare il campo "Ccn:". Si tratta di una procedura piuttosto articolata che prevede la creazione di un "modulo personalizzato" con il campo "Ccn:" contenente l'indirizzo del destinatario aggiuntivo, la pubblicazione nella "libreria moduli personali" del modulo appena creato ed infine la modifica di una chiave di Registry per sostituire il modulo standard con il modulo personalizzato.
Alcune indicazioni per eseguire tutti questi passaggi si possono trovare qui (in lingua Inglese):
http://www.outlookcode.com/article.aspx?id=39
"To change a default Outlook form"
Utilizzare componenti di terze parti
In alternativa si può ricorrere all'utilizzo di componenti sviluppati e distribuiti da terze parti che implementano questa funzione specifica. Alcuni di questi, a titolo di esempio:
http://www.sperrysoftware.com/Outlook/Always-BCC.asp
"Always BCC Add-In for Microsoft Outlook"
(versione a pagamento)
http://www.ablebits.com/outlook-blind-carbon-copy-bcc-email-addins/index.php
"Auto BCC/CC "
(versione di valutazione + versione a pagamento)
http://www.wiredbox.net/hiddenbcc.aspx
"HiddenBCC"
(versione Freeware + versione a pagamento)
