Molto spesso capita di dover utilizzare uno stesso "schema" di messaggio, per esempio perchè tale messaggio viene creato periodicamente con lo stesso oggetto, oppure con lo stesso elenco di destinatari, oppure con del testo sempre uguale, o con una formattazione costante, ecc.

Molte volte può essere utile inserire nel campo "Ccn:" (copia per conoscenza nascosta) un destinatario specifico, oppure si può utilizzare con il campo "Da:" precompilato, oppure ancora con lo sfondo che riporta una immagine personalizzata, ecc.

In tutti questi casi è possibile creare un "Modello" che potrà essere utilizzato come punto di partenza al posto di un nuovo messaggio in tutte quelle occasioni specificate sopra.
Gli altri applicativi Office (Word, Excel, Powerpoint) permettono di fare questa cosa in maniera molto semplice. Anche in Outlook è possibile farlo e di seguito viene indicato come.

• Come creare un nuovo Modello
• Come utilizzare il nuovo Modello

E' possibile creare Modelli per ogni tipo di oggetto di Outlook: messaggi di posta, schede di Contatti, Appuntamento, Attività, ecc.

In situazioni di utilizzo di Microsoft Outlook con Exchange Server, nonostante Outlook sia in lingua italiana, i nomi delle cartelle "standard" per alcuni utenti sono in Inglese anzichè in Italiano. Ad esempio:

• "Inbox" anzichè "Posta in Arrivo"
• "Outbox" anzichè "Posta in Uscita"
• "Sent Items" anzichè "Posta inviata"
• ecc...

Il motivo è presto spiegato.
Il nome delle cartelle viene memorizzato all'interno della mailbox sul server, e viene creato quando il primo client (ad esempio Outlook) accede alla mailbox successivamente alla sua creazione. In questa situazione viene rilevata l'impostazione di linguaggio del client, e viene passato il relativo codepage alla mailbox affinchè vengano applicati i nomi coerenti con quel linguaggio. Se il codepage rilevato è quello italiano ("IT") allora le cartelle assumeranno un nome in lingua italiana. Se il client verrà rilevato in lingua inglese (oppure non potrà essere rilevato) allora i nomi applicati alle cartelle saranno in Inglese.
Ai successivi accessi alla mailbox il nome non verrà più cambiato,e dovrà essere resettato (vedere più sotto) o modificato manualmente. Possono avere influenza sulla determinazione del codepage:

• il linguaggio dell'applicazione client;
• il Regional Setting ("Pannello di Controllo -> Impostazioni Internazionali") dell'account di Windows utilizzato;
• il linguaggio delle DLL delle MAPI installate sul computer dal quale si effettua il primo collegamento.