In molti casi esiste la necessità o la volontà di tenere tutti i messaggi di posta arrivati/spediti, e questo contribuisce ad occupare spazio fisico. Questo materiale, insieme a tutti gli altri elementi di Outlook (Contatti, Calendario, Note, ecc.) viene salvato all'interno di un file chiamato "File delle cartelle personali", contraddistinto da una estensione ".PST".

Nelle versioni meno recenti di Outlook (Outlook97, Outlook98, Outlook2000, Outlook XP) l'unico formato PST supportato prevedeva una dimensione massima del file di 2GB oltre la quale il file risultava ingestibile ed inutilizzabile (vedere altro articolo in questo sito per l'eventuale procedura di sistemazione nel caso di superamento del limite). Questo limite si scontra con la necessità di tenere archiviato il contenuto più vecchio e la soluzione più semplice (non considerando la cancellazione dei messaggi) è l'aggiunta di ulteriori files di tipo PST allo stesso profilo di Outlook utilizzato per la posta, permettendo così di mantenere in linea tutto il materiale, anche quello più vecchio.
Le procedure indicate nel seguito mostrano come gestire i files PST all'interno del profilo di Outlook. Fondamentalmente verrà mostrato come:

• creare un nuovo file PST
• agganciare un file PST già esistente al profilo di Outlook
• rimuovere un file PST dal profilo di Outlook

La migrazione di dati da Outlook Express, Windows Mail o Windows Live Mail a Microsoft Office Outlook è un processo relativamente semplice ma ci sono alcune cose che è meglio conoscere e a cui stare attenti. Le procedure si differenziano altresì nei casi in cui entrambi gli applicativi di origine e destinazione siano installati sulla stessa macchina oppure no, e sono sicuramente differenti se si vogliono migrare solo messaggi di posta oppure anche contatti ed elementi del calendario.

Questi sono gli scenari trattati in questa guida:

• Outlook installato nello stesso computer insieme ad OE, WM o WLM
• Outlook installato in computer differente (da completare)
• Disponibilita' dei soli file di archivio di OE, WM o WLM (da completare)
• Note aggiuntive (da completare)

In questa guida sono usati i seguenti acronimi:
OE: ad indicare Outlook Express
WM: ad indicare Windows Mail
WML: ad indicare Windows Live Mail
Outlook: ad indicare Microsoft Office Outlook.

Nota: se si utilizza un account Windows Live Hotmail la maggior parte delle indicazioni quin contenute non sono necessarie per il fatto che questo tipo di account salva i propri dati sui direttamente sui server dedicati al servizio. Per configurare Outlook con account Windows Live Hotmail bisogna ricorrere all'uso del componente chiamato Outlook Connector, scaricabile gratuitamente da qui:

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=it&FamilyID=39db2b89-af2e-41f9-a175-f93e1377959f
"Outlook Hotmail Connector a 32 bit" - per Outlook 2003, 2007, 2010 (32-bit)

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=it&FamilyID=8a31fbf4-f4bf-4751-954b-5b36d80ec375
"Outlook Hotmail Connector a 64 bit" - per Outlook 2010 (64-bit)

Tra le diverse possibilità di importazione, Outlook permette di utilizzare come origine anche un documento Excel. Parliamo in particolare di Contatti, che molto spesso sono gestiti in Excel sotto forma di tabella (come se fosse una Rubrica).

L'importazione in Outlook è una operazione semplice, ma bisogna prestare qualche piccola attenzione nella fase di preparazione dei dati, in particolare nella nomenclatura delle colonne e nell'assegnazione di un Nome di Excel alla zona del foglio che contiene i dati da importare.

La procedura di backup permette il salvataggio dei messaggi (e degli altri elementi di Outlook come Contatti, Note, Calendario, ecc.) e delle informazioni di configurazione, con il fine di permettere un veloce ripristino del sistema in caso di reinstallazione della stessa macchina, oppure il ripristino degli stessi dati su un computer diverso da quello di origine.

La maggior parte delle informazioni (Messaggi, Calendario, Contatti, Note, Attività, Regole, ecc.) è contenuta in un file chiamato "Cartella Personale" che ha estensione ".PST".
La procedura di backup è descritta qui:

In Outlook 2007 sono state introdotte alcune nuove funzionalità per la condivisione dei Calendari, ad esempio attraverso l'utilizzo di Office Online. Se si vuole evitare una pubblicazione su un server Internet e la necessità è quella di rendere disponibili i calendari in un ambito ristretto (ad esempio una rete locale), e si ha a disposizione una macchina con Windows Server, Windows XP Professional oppure Vista, si può pubblicare il calendario su tale macchina e condividere il calendario con altri utenti o chiunque nella vostra rete utilizzi Outlook 2007 o il Calendario di Windows Vista.

Tutto quello che è necessario fare è installare IIS (Internet Information Server) su un computer e abilitare il protocollo WebDav. Dopo aver configurato i permessi di accesso tutti gli utenti locali potranno accedere e pubblicare calendari usando un indirizzo del tipo:
 http:// [NomeComputer] / [NomeCartella]

Utilizzando questo metodo per condividere i calendari, questi verranno aggiornati periodicamente e regolarmente ed inviati a chi si sottoscrive. In particolare:

• La pubblicazione dei calendari verrà eseguita o controllata ogni ora.
• Per un utilizzo in ambiente di rete è conveniente installare IIS su una macchina (server) che rimane sempre accesa oppure sulla macchina che rimane accesa durante la fascia oraria di utilizzo da parte degli utenti.

Nel seguito sono presentate due procedure, la prima per tutti gli utenti che vogliono effettuare una pubblicazione, la seconda per l'installazione e la configurazione di IIS (quindi più dedicata ad un utente esperto o un amministratore):

• Pubblicazione dei Calendari da parte degli utenti
• Installare IIS su WindowsXP

Sono casi frequenti:

"Ho dovuto cambiare computer e voglio recuperare i Contatti dal computer precedente. Come faccio?"

"Si è rovinato il disco fisso ed ho dovuto reinstallare tutto. Come faccio a ritrovare sul vecchio disco i miei dati?"

"Mi hanno rubato il computer, ma possiedo un backup di tutti i dati su CD. Si può fare qualcosa per riprendere i messaggi salvati?"

Provo allora a riassumere qualche elemento utile per affrontare questo tipo di problematica.
Vale la pena premettere che una buona politica di backup è sicuramente una ottima pratica; si tratta ovviamente di "prevenzione" e non di cura, ma molto spesso ci si lascia prendere dalla pigrizia o dalla poca attitudine a dotarsi di un meccanismo di salvataggio con il rischio di pagarne poi le conseguenze nei momenti più critici.
Su questo tema esiste una pagina un questo sito dove vengono riepilogate le procedure utili al backup, sia dei dati che della configurazione applicativa. Vedere in proposito Le procedure di backup.

Occorre innanzitutto distinguere tra due tipi di informazione presenti in Outlook: le informazioni trattate (i messaggi di posta, i Contatti, il Calendario e gli appuntamenti, le Note, ecc.) e la configurazione degli account (comprendenti i riferimenti ai server di posta POP3, IMAP4 ed SMTP, gli account utilizzati e le password relative, ecc.).
Il recupero delle prime potrebbe essere abbastanza facile, in quanto Outlook salva tutto all'interno di un unico file, chiamato "file delle cartelle personali" e per il quale è utilizzata l'estensione ".PST"; si tratta quindi solamente di recuperare il file da un backup o dal file-system del disco che conteneva la precedente installazione.
Il recupero delle seconde è invece più problematico perchè normalmente questi dati vengono salvati nel Registry (dove sono maggiormente protetti) e questo rende praticamente impossibile il ripristino.

Le funzionalità chiamate "Archiviazione Automatica" ed "Archiviazione" sono opzioni di Outlook che permettono automaticamente o "una tantum" di effettuare lo spostamento di elementi dallo stesso Outlook verso un file di archivio (file PST) precedentemente configurato. Le impostazioni predefinite per l'archiviazione automatica si possono configurare attraverso il comando "Strumenti -> Opzioni... -> Altro -> Archiviazione Automatica...", e servono come impostazione di base per ogni cartella. Se si vuole modificare il comportamento predefinito per una cartella specifica è possibile usare il pulsante destro del mouse su tale cartella, scegliere il comando "Proprietà" e poi posizionarsi nella scheda "Archiviazione automatica", dove impostare delle opzioni differenti.
Una archiviazione manuale può essere invece lanciata attraverso il comando "File -> Archivio...".

In alcuni casi sembra che le funzioni di archiviazione non funzionino come ci si aspetterebbe, anche se tutte le opzioni sembrano impostate correttamente. Nel seguito vengono approfonditi alcuni punti che potrebbero servire per ripristinare il funzionamento e che descrivono le principali cause di anomalia. Le stesse procedure sono valide sia per l'archiviazione che per l'archiviazione automatica.

• Esclusioni dall'Archiviazione automatica
• Data di Modifica
• File ARCHIVE.PST danneggiato
• File ARCHIVE.PST troppo grande
• Mailbox piena

Avete mai avuto la necessità di trasferire una serie di appuntamenti da una cartella di Calendario ad un'altra, oppure di cancellare in maniera semplice e veloce un grande numero di appuntamenti o eventi?
Vi sarete allora scontrati con la necessità di selezionare in blocco più elementi di tipo Appuntamento, che però quando vengono mostrati all'interno delle visualizzazioni standard del Calendario sono automaticamente associate ad una data e che quindi non sono così immediate da gestire.
La soluzione è tuttavia molto semplice. Oltre alle classiche visualizzazioni del Calendario in cui viene presentata la fase temporale (mese, settimana, giorno), è possibile utilizzare una vista di tipo tabellare che permette una selezione decisamente più comoda (vedere immagine sotto). Ogni evento o appuntamento è rappresentato su una riga, è possibile selezionare uno o più elementi ed applicare criteri di ordinamento sui campi desiderati.

In tutte le versioni di Outlook esiste una vista predefinita "per Categoria". Per abilitarla basta utilizzare il comando: "Visualizza -> Visualizzazione corrente -> Per Categoria".

 

La voce di menù per questa versione (Outlook 2003) è leggermente diversa: "Visualizza -> Disponi per -> Visualizzazione corrente -> Per categoria".

In alternativa è possibile selezionare velocemente una visualizzazione tramite la barra di sinistra, mentre si sta visualizzando il Calendario. La visualizzazione "Per Categoria" è quella che ci interessa.

 

In Outlook 2007 è stata creata una visualizzazione predefinita più generica, chiamata "Tutti gli Appuntamenti", disponibile in alternativa a quella "per Categoria". Il comando in questo caso è "Visualizza -> Visualizzazione corrente -> Tutti gli Appuntamenti".

Anche per Outlook 2007 è disponibile sulla barra di navigazione sinistra un controllo che permette la selezione veloce del tipo di visualizzazione. Trovate in questo controllo entrambe le viste citate (vedere immagine sotto).

Dopo aver selezionato dalla tabella tutti gli appuntamenti/eventi desiderati si posso utilizzare i classici comandi per lo spostamento (Taglia, Copia & Incolla e Drag&Drop) oppure i comandi di eliminazione a seconda dell'azione da portare a termine.