Quello che segue è un approfondimento dedicato, più che altro, ad utenti esperti o a chi è interessato a fare un backup "manuale" dei dati e delle configurazioni di Outlook, ma può essere interessante anche come approfondimento generale su Outlook per tutti gli altri utenti (o curiosi dell'argomento).
Nel seguito proveremo quindi ad elencare tutti i files (o almeno i principali) che Outlook utilizza o gestisce, considerando però che la maggior parte dei dati dell'utente è contenuta all'interno di un unico tipo di file: il file delle cartelle personali, con estensione ".PST" (unica eccezione: quando si usa un account di Exchange, in cui il file PST è sostituito da un file con estensione ".OST"). In questo tipo di file (PST) sono memorizzati i messaggi di posta, i Contatti, il Calendario, le attività e le note. Tutto il resto (indicato nel seguito) è invece parte di configurazione (come ad esempio i profili di Outlook e la configurazione degli account) o del supporto applicativo (cache di varia natura, personalizzazioni di interfaccia, modelli, firme, ecc.).
Consideriamo due casi specifici:
- Outlook usato con Windows XP o Windows 2000
- Outlook usato con Windows Vista o Windows 7 e successivi
perché i diversi sistemi operativi fanno uso di strutture ed organizzazioni del file-system differenti tra loro.