In diverse pagine di questo sito si fa cenno al fatto che esistono due versioni di formato differenti del file di "storage" utilizzato da Outlook per memorizzare i suoi elementi (messaggi di posta, Calendario, Contatti, Attività, ecc.), ovvero del file PST. Il vecchio formato è l'unico disponibile nelle versioni di Outlook precedenti ad Outlook 2003, mentre a partire da tale versione (e nelle successive) sono disponibili entrambi. Non è però sufficiente usare Outlook 2003 o Outlook 2007 per utilizzare il nuovo formato, in particolare se si proviene da una migrazione da versione precedente o si utilizzano degli archivi creati in precedenza.
Il nuovo formato di PST viene usato di default nelle nuove versioni di Outlook nella creazione di nuovi files al posto del formato precedente, ma in tutti gli altri casi in cui si lavora con un file pre-esistente e si vogliono sfruttare i benefici del nuovo formato può essere necessario effettuare una sorta di CONVERSIONE.
Il nuovo formato di file PST supporta il formato Unicode e non presenta limitazioni nel numero degli elementi memorizzabili in ogni cartella o nella dimensione del file PST stesso. Questo tipo di file è comunemente chiamato PST Unicode.
Il precedente formato, ora chiamato formalmente "File delle Cartelle Personali di Outlook 97-2002" e comunemente conosciuto come PST Ansi, ha una limitazione di 65.000 elementi memorizzabili per ogni cartella ed una dimensione complessiva di 2 GB. Se il file PST è stato creato con versioni molto vecchie di Outlook il numero di elementi per cartella ha un limite ancora più basso: 16.000 elementi circa.
Proprio per il fatto che il nuovo formato supporta file di grandi dimensioni del file è altamente raccomandato un aggiornamento del file PST al formato Unicode, ma purtroppo Microsoft non offre uno strumento in grado di fare tale aggiornamento se non quanto già presente in Outlook: il comando di Importazione/Esportazione.
In generale il nostro parere è che i comandi di importazione/esportazione abbiano diverse carenze nello spostamento e nell'elaborazione dei files PST, eccetto per alcune specifiche e limitate situazioni. La conversione di un file PST ad un formato Unicode è una delle poche volte in cui l'utilizzo di tali comandi è da ritenersi adeguato, se non consigliabile.
Esistono tre metodi per effettuare da soli la conversione, e sul mercato sono disponibili almeno un paio tool di terze parti in grado di fare la stessa cosa. In tutti i casi però non si parla di una conversione vera e propria bensì della creazione di un nuovo PST e dello spostamento o della copia di elementi all'interno di esso. Il formato del file PST viene infatti deciso in fase di creazione file, e non è più possibile cambiarlo in un secondo tempo.