Sono casi frequenti:
"Ho dovuto cambiare computer e voglio recuperare i Contatti dal computer precedente. Come faccio?"
"Si è rovinato il disco fisso ed ho dovuto reinstallare tutto. Come faccio a ritrovare sul vecchio disco i miei dati?"
"Mi hanno rubato il computer, ma possiedo un backup di tutti i dati su CD. Si può fare qualcosa per riprendere i messaggi salvati?"
Provo allora a riassumere qualche elemento utile per affrontare questo tipo di problematica.
Vale la pena premettere che una buona politica di backup è sicuramente una ottima pratica; si tratta ovviamente di "prevenzione" e non di cura, ma molto spesso ci si lascia prendere dalla pigrizia o dalla poca attitudine a dotarsi di un meccanismo di salvataggio con il rischio di pagarne poi le conseguenze nei momenti più critici.
Su questo tema esiste una pagina un questo sito dove vengono riepilogate le procedure utili al backup, sia dei dati che della configurazione applicativa. Vedere in proposito Le procedure di backup.
Occorre innanzitutto distinguere tra due tipi di informazione presenti in Outlook: le informazioni trattate (i messaggi di posta, i Contatti, il Calendario e gli appuntamenti, le Note, ecc.) e la configurazione degli account (comprendenti i riferimenti ai server di posta POP3, IMAP4 ed SMTP, gli account utilizzati e le password relative, ecc.).
Il recupero delle prime potrebbe essere abbastanza facile, in quanto Outlook salva tutto all'interno di un unico file, chiamato "file delle cartelle personali" e per il quale è utilizzata l'estensione ".PST"; si tratta quindi solamente di recuperare il file da un backup o dal file-system del disco che conteneva la precedente installazione.
Il recupero delle seconde è invece più problematico perchè normalmente questi dati vengono salvati nel Registry (dove sono maggiormente protetti) e questo rende praticamente impossibile il ripristino.
Recupero delle cartelle personali (PST)
I profili di Outlook utilizzano questo tipo di file come repository principale, ma non hanno delle limitazioni sul numero di "archivi" che si possono utilizzare, per cui potrebbe esistere più di un file da ripristinare.
L'operazione di ripristino inizia dalla ricerca: si può lanciare un task di ricerca di Windows, utilizzando come criterio l'estensione "*.PST", ricordando di attivare la ricerca anche sulle cartelle nascoste e di sistema.
I files trovati potrebbero essere anche più di uno, nessun problema! Ognuno di essi deve essere accessibile sia in lettura che in scrittura per poter essere utilizzato direttamente (quindi ad esempio se il file è su un CD - a sola lettura - dovrà essere copiato su un disco fisso locale).
Generalmente i files vengono creati sul disco di sistema di Windows, nella directory:
"C:\Documents and Settings\[Profilo]\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\"
dove [Profilo] indica il nome del profilo di Windows utilizzato. Attenzione che la cartella "Local Settings" è considerata come cartella nascosta e di sistema, quindi bisogna abilitarne la visualizzazione.
A questo punto è possibile recuperare le informazioni contenute nei files individuati attraverso due possibili metodi: importazione da file PST, oppure aggancio del file all'attuale profilo di Outlook.
Per il primo metodo evito di descrivere la procedura (si tratta di una normale operazione di importazione, da lanciare con il comando relativo presente nel menù "File"); per il secondo metodo il processo è semplice: va utilizzato il comando "File -> Apri -> File di dati di Outlook..." (Outlook XP e Outlook 2003) oppure "File -> Apri -> File delle cartelle personali (.pst) (Outlook 2000) per aggiungere le cartelle personali contenute nel file PST all'interno della gerarchia mostrata nell'Elenco Cartelle.
Recupero della configurazione degli account
Il recupero è possibile solamente se in precedenza è stato fatto un salvataggio di tali informazioni, in quanto sono normalmente presenti nel Registry (e non sono quindi accessibili al di fuori del profilo di Windows nel quale erano stati generati).
A tal proposito ricordo che per il salvataggio con Office XP ed Office 2003 è disponibile un tool apposito; con Outlook 2000 e precedenti esiste un comando per l'esportazione degli account direttamente nelle opzioni. Per maggiori dettagli vedere la sezione dedicata al backup.
Altre informazioni correlate:
- da ricordare che Outlook 2003 è in grado di generare dei files PST anche in formato Unicode che non sono supportati nelle versioni precedenti di Outlook.
- la dimensione massima dei files PST (formato ANSI) è di 2GB.
- i files PST devono essere accessibili in lettura e scrittura.
- tra i files PST presenti in installazioni da recuperare potrebbe esistere il file di archivio di Outlook utilizza per la funzionalità di Archiviazione Automatica, contenente i messaggi e gli appuntamenti più vecchi. In genere questo file assume il nome di "archive.pst".