La struttura degli archivi di Outlook possiede un proprio cestino (cartella di "Posta Eliminata") nel quale vengono spostati gli elementi cancellati, siano essi messaggi, Contatti, cartelle ed altro.

Nel seguito verranno approfonditi i seguenti temi:

• Recupero elementi cancellati
• Recuperare elementi DEFINITIVAMENTE cancellati con il supporto di Exchange Server
• Recuperare elementi DEFINITIVAMENTE cancellati negli altri casi

A differenza di altri programmi come ad esempio Outlook Express, in Outlook non è possibile impostare una password sul profilo, ma esistono in alternativa altri metodi per proteggere i dati dall'accesso indesiderato di altri utenti. Il metodo più semplice consiste nell'impostare una password sui files PST che costituiscono il profilo, e che verrà richiesta in fase di avvio di Outlook.
Escludiamo in questa trattazione gli account di tipo Exchange, che legano la protezione dei propri dati all'account di Windows e che normalmente non utilizzano file di tipo PST bensì meccanismi diversi basati su files di tipo OST.

La protezione suggerita viene applicata sull'intero file PST, ed ha effetto su tutto il contenuto in maniera indifferenziata. Saranno quindi protetti allo stesso modo i Contatti, i messaggi, il Calendario, ecc.
Non è possibile, invece, applicare la protezione in maniera parziale solamente su una parte dei contenuti (ad esempio solamente su alcuni messaggi). Per questa esigenza esistono dei componenti aggiuntivi di terze parti (vedere in fondo a questa pagina).

Ecco un articolo che appassionerà i lettori più sensibili al tema della privacy e della sicurezza dei dati, particolarmente attenti al controllo dell'informazione.

Quando eliminate un messaggio di posta elettronica (oppure un Contatto o un evento sul calendario), anche se svuotate il cestino di Outlook, all'interno del file PST dove era memorizzato rimane comunque una traccia dell'informazione, nonostante non sia facilmente recuperabile attraverso l'interfaccia utente dell'applicativo. Questa traccia verrà effettivamente distrutta, almeno in buona parte, durante il processo di compattazione del file PST (automatico o manuale) cioè nel momento in cui lo spazio occupato dalle informazioni cancellate viene in qualche modo recuperato. Fino a quel momento però sarà possibile con buona probabilità riuscire a recuperare l'informazione.

E' una cosa interessante per chi ha accidentalmente cancellato del materiale e vuole recuperarlo (vedere il link in fondo a questo articolo), ma è un po' meno piacevole da sapere se il file PST cade nelle mani di qualcuno che potrebbe avere altre intenzioni.

Ecco allora il "trucco" che permette l'eliminazione dei dati cancellati: esiste una chiave di Registry che è possibile impostare affinché Outlook provveda a sovrascrivere i dati degli elementi cancellati effettuando questa operazione durante lo shut down (la chiusura del programma).